От коллежского асессора до секретаря-референта
Система делопроизводства в России прошла путь от старинных берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определившей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда в структуре нового органа государственного управления, Сената, было выделено специальное подразделение – канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась.
В 1811 г. вышел закон об учреждении новых органов управления – министерств. Помимо других вопросов закон определил и порядок ведения делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами министра и нескольких департаментов министерства. Внутри каждого департамента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с его документацией.
В министерстве была введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ.
В первой половине XIX в. был распространен коллежский порядок ведения переписки. Его особенность состояла в том, что в начале документа излагалась вся предыдущая переписка. Позднее он был заменен составлением справки с краткими вставками из всех документов по этому вопросу – экстракта.
После 1917 г. порядок делопроизводства значительно упростился. В 20-х гг произошел переход на карточную систему регистрации документов. Появились первые государственные стандарты на бланки учреждений и формы (деловое письмо, протокол заседания и т. п.).