Типовая технология работы с документами
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).
В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.
С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
- Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций
- Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации
- Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.
Обработка входящих документов
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):
- экспедиционная обработка;
- регистрация;
- рассмотрение руководством и выдача резолюции;
- ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
- контроль исполнения.
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
- постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
- отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
- снятие исполненных документов с контроля.
Рис. 1. Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии – экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о них в регистрационную форму. Регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.