Знакомство с MS Windows
Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей.
Описание MS Windows (в дальнейшем – просто Windows) в данной книге имеет ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу пропустить.
Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином "информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы:
- создание документов и их оформление;
- прием-передачу документов;
- организацию движения документов;
- регистрацию и контроль документов;
- организацию групповой работы над документами;
- информационное обслуживание;.
- хранение документов.
Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации.
Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.
Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения управления необходимы:
- операционная система;
- вспомогательные программы (утилиты);
- коммуникационные, программы;
- текстовый процессор;
- электронные таблицы;
- система управления базами данных,.
Операционная система – программа, которая загружается при включении персонального компьютера и поддерживает работу всех системных и прикладных программ, обеспечивая их взаимодействие с аппаратурой, а также дает возможность пользователям выполнять общее управление персональным компьютером.
Вспомогательные программы (утилиты) – представляют собой дополнительные средства, которые расширяют возможности компьютера и облегчают пользователю осуществлять часто выполняемые действия (программы-упаковщики, программы диагностики компьютера и т. п.).
Коммуникационные программы – предназначены для организации обмена информацией между компьютерами, пересылая информацию с одного компьютера на другой.
Текстовый процессор – программа создания печатных документов, обеспечивающая обработку текстов, создание композиции страницы, оформление документа с использованием комплекта шрифтов.
Электронные таблицы – программы, представляющие данные в виде таблиц и выполняющие преобразования данных, разнообразные вычисления для инженерных, бухгалтерских расчетов и задач принятия решений.
Система управления базами данных – программа, обеспечивающая эффективные средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и обслуживания.
В данной книге рассматриваются программные продукты фирмы Microsoft, получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всем мире. В качестве операционной системы рассматривается MS Windows, а в качестве офисных приложений пакет – MS Office.