-
Приложение Microsoft Outlook – мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. | Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
-
Запуск программы можно осуществить несколькими способами. | Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook. | Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе. | Нажмите кнопку Microsoft Outlook на панели Microsoft Office.
-
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа.
-
Outlook сегодня – это самые важные сведения Outlook – почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты.
-
Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел. | Встреча – это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.
-
Папка Контакты – электронная адресная и телефонная книга (рис. 132) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения.
-
Задача – это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнения которого хранятся в Outlook (рис. 136). | Рис. 136. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи | Задачи бывают разовыми или повторяющимися.
-
Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т. п.).
-
Заметки – это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст для вставки в другие элементы или разделы документов.
-
Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook. | Просмотр папки или файла | Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.
-
Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых – обмен сообщениями электронной почты.