Дневник
Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т. п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (рис. 141), выбрав команду Параметры в меню Сервис.
Рис. 141. Окно Параметры дневника
Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.
Создание записи в Дневнике
- Нажмите кнопку Создать › Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 142).
- Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).
- Заполните нужные поля диалогового окна.
- По окончании создания записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.
Рис. 142. Форма записи в Дневнике
Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу.
Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет найти нужную информацию.
При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и других действий.
В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда появляются не сразу, а через несколько минут.
Дневник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На рис. 143 записи в Дневнике сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются значком соответствующего типа и текстом темы (рис. 143), в режиме Месяц – только значком.
Рис. 143. Записи в Дневнике в режиме День