Регламентация современного делопроизводства в России
Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов.
Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.
Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:
- ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 №24 ФЗ.
Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.
Термины и определения
Основное понятие рассматриваемой области, несомненно, "документ". Термин "документ" появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего – способ доказательства. Нормативно документ определяется как материальный объект, содержащий информацию для ее передачи во времени и в пространстве.
Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система организационно-распорядительной документации используется для решения организационно-распорядительных задач управления и включает следующие документы: организационные (устав, должностная инструкция, положение и т.п.), распорядительные (постановление, распоряжение, приказ) и справочно-информационные (акт, анкета, заявление, справка). Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Тот самый документ
Можно выделить несколько аспектов использования термина "документ": "Бумажный" документ представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информации. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр.
Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.). При этом данная информация хранится не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
Электронный документ также представляет собой файл, содержащий информацию, которая (в отличие от электронного образа) может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть обычными текстовыми документами или структурированными объектами. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, диаграммы). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы подшивки Microsoft Office Binder.
Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких, как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой не которую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему.