Национальные особенности. Западные системы в России.
Поскольку работа (писанина в особенности) так
растягивается во времени, ясно, что объем, работы никак или
почти никак не связан с числом выполняющих ее людей.
С. Н. Паркинсон
При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства.
Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.
Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.
В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.
Дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур.
Западные системы в России
Основные решения в области автоматизации делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре категории (не включая средства создания документов):
- Системы автоматизации дедовых процедур.
- Системы коллективной работы.
- Системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов).
- Системы электронной почты (служат для обмена документами).
Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino.
Все, дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают.
Таким образом, автоматизация деловых процедур не должна программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а должна создавать для них общую информационную среду,в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями.