Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2003

Назначение и управление собраниями

• Назначение собраний. Назначение ресурсов для собрания.

  В этой главе вы узнаете, как: | назначать собрания; | отвечать на запросы о собрании; | обновлять и отменять собрания; | просматривать календари других пользователей; | сохранять календарь как веб-страницу. | Microsoft Office Outlook 2003 оказывает помощь в таком непростом деле, как организация собраний.

• Назначение и проведение собраний по сети

  С помощью программы NetMeeting, поставляемой с Microsoft Internet Explorer, можно проводить в интернете собрания по сети. NetMeeting позволяет проводить аудио – и видеоконференции с одним участником и более.

• Создание ответа на запрос о собрании

  Можно отправлять запросы о собраниях и получать их от других пользователей. При получении запроса предусмотрен ответ одним из трех способов. | Можно принять приглашение и сообщить пригласившему о том, что вы будете присутствовать на собрании.

• Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании. Обновление и отклонение запросов о собрании.

  Можно настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на запросы о собраниях. Outlook будет обрабатывать запросы о собраниях и отказы, отвечая на запросы, добавляя новые собрания в календарь и удаляя отмененные собрания из календаря.

• Просмотр календаря другого пользователя. Открытие доступа к календарю другим пользователям.

  При организации собрания полезно выяснить, когда у возможных участников есть свободное время. В Outlook можно выяснять, занят пользователь или свободен, пригласив его к участию в собрании, добавив его в групповое расписание или просматривая страницы интернета или интранет-сети, где опубликованы расписания.

• Сохранение календаря в виде веб-страницы

  Чтобы было легче координировать свои планы с другими пользователями, можно опубликовать расписание в интрасети или в интернете. Сотрудники и клиенты смогут просматривать расписание даже в том случае, если они не являются пользователями Microsoft Outlook.

• Открытие доступа к расписанию в интернете

  Microsoft предлагает к использованию веб-сервис Microsoft Office Internet Free/Busy Service, позволяющий публиковать сведения о занятости в определенном безопасном месте в интернете.