Поиск и организация сообщений электронной почты
Поиск и распределение сообщений по категориям
В этой главе вы узнаете, как: | осуществлять поиск и распределение сообщений по категориям; | использовать папки поиска; | фильтровать сообщения; | осуществлять управление сообщениями посредством правил; | распределять сообщения по папкам; | делать папки доступными другим пользователям;Работа с папками поиска
В конфигурацию Outlook 2003 по умолчанию входят три папки Поиск: папка The For Follow Up (Письма, помеченные к исполнению) отображает письма, помеченные к исполнению, папка Large Messages (Большие сообщения) отображает сообщения, размер которых превышает 100 килобайт, а папка Unread Mail (Непрочитанные письма) отображает сообщения, помеченные как непрочитанные.Фильтрация сообщений
В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений. | Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла. | Войдите в меню View (Вид), укажите на Arrange By (Упорядочить по), наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Define Views (Определить представления). Появится диалоговое окно Custom View Organizer (Организатор представлений).Управление сообщениями с использованием правил. Фильтрация нежелательной почты.
В Outlook 2003 можно выбрать нужное из набора стандартных правил либо создать свое собственное правило с помощью мастера правил Outlook (Outlook Rules Wizard). Все правила перечисляются в списке и обозначаются значками, показывающими, какие действия выполняют правила.Распределение сообщений по папкам
Создание папок для организации сообщений поможет избежать накопления ненужных сообщений в папке Inbox (Входящие). Например, можно создать отдельную папку для каждого из проектов, над которыми вы работаете, и хранить все сообщения, относящиеся к определенному проекту, в присвоенной ему папке.Предоставление доступа к папкам другим пользователям
При работе с Outlook сообщения, контакты, встречи и другие элементы хранятся в папках. По умолчанию стандартные папки Outlook (Календарь, Контакты, Удаленные, Черновики, Входящие, Дневник, Нежелательная почта, Заметки, Исходящие, Отправленные, Синхронизация, Задачи и Папки поиска) и папки, создаваемые пользователем, являются частными, т.е.Сохранение сообщений в различных форматах
В данном упражнении вы сохраните сообщения на жестком диске в различных форматах. | Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла. | В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении Order Status (Состояние заказа) от Kim Akers и в меню File (Файл) выберите Save As (Сохранить как).Архивация сообщений
Можно архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном операционной системой.Проверка адресов
По умолчанию Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для имени, вводимого вами в полях То (Кому), Сс (Копия) или Вес (СК) нового сообщения, то при отправке сообщения Outlook предложит выбрать запись адресной книги или ввести полный адрес электронной почты.