Уведомления службы Windows SharePoint
При работе с веб-сайтом Windows SharePoint Services, расположенном на сервере, имеющем возможность отправки электронной почты, можно настроить этот веб-сайт на отправку сообщения электронной почты при изменении содержимого сайта. Можно получать уведомления об изменениях в отдельных документах, задачах, событиях или в целых папках. Сообщение может отправляться немедленно после внесения изменения либо ежедневно или еженедельно с отчетом о внесенных изменениях. Чтобы создать уведомление службы Windows SharePoint:
- Откройте веб-сайт SharePoint в браузере и перейдите к библиотеке документов или списку, для которого требуется создать уведомление.
- Чтобы создать уведомление для всей библиотеки или списка, в меню Actions (Действия) выберите Alert me (Получать уведомления). Чтобы создать оповещение для отдельного элемента, наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните на появившейся кнопке списка и выберите Alert me (Получать уведомление). Откроется страница New Alert (Новое уведомление).
- Если требуется отправлять уведомление по иному адресу, нежели тот, по которому вы зарегистрированы, в области Send alert to (Отправлять уведомление по адресу) щелкните на ссылке Change this address (Изменить этот адрес). Затем в поле Е-mail Address (Адрес электронной почты) введите адрес и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).
- Если уведомление относится к списку или папке, в области Change Type (Изменить тип) выберите опцию All changes (Все изменения), Items added (Добавленные элементы), Items changed (Измененные элементы), Items deleted (Удаленные элементы) или Web discussions on items changed (Обсуждения измененных элементов) в зависимости от того, на какие события требуется настроить уведомление.
- В области Alerts Frequency (Частота уведомлений) выберите опцию Send e-mail immediately (Отправлять сообщение немедленно), Send a daily summary (Отправлять ежедневный отчет) или Send a weekly summary (Отправлять еженедельный отчет) в зависимости от того, с какой частотой требуется получать уведомления.
- Нажмите ОК.
Чтобы осуществлять управление уведомлениями Windows SharePoint через Outlook:
- В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Если появится диалоговое окно с сообщением о том, что учетные записи электронной почты HTTP не могут подвергаться фильтрации с использованием правил Outlook, нажмите ОК.
- В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) откройте вкладку Manage Alerts (Управление оповещениями). В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) будет представлен список имеющихся оповещений. Здесь можно просмотреть имеющиеся оповещения, удалить их, создать новые оповещения и создать правила подачи специальных звуковых сигналов при получении оповещений либо настроить их на перемещение в специальную папку.
Ключевые моменты
- При работе в Outlook можно указать, какие элементы должны отображаться в окне Outlook Today (Outlook сегодня). Окно Outlook Today (Outlook сегодня) можно настроить на появление при каждом запуске Outlook либо создать ярлыки Outlook на рабочем столе, открывающие календарь или другие компоненты приложения. Можно добавить ярлыки на панель Shortcuts (Ярлыки), а также упорядочить эти ярлыки в группах.
- Можно настроить отображение меню и скрытие редко используемых элементов, добавить или удалить элементы из панелей инструментов и меню, а также указать, какие панели инструментов должны быть скрыты, а какие должны отображаться.
- С помощью оповещений рабочего стола можно помечать флагом, помечать как прочитанные и удалять сообщения электронной почты при поступлении их в папку Inbox (Входящие). Можно указать место и длительность отображения оповещений, а также вовсе их отключить. Также можно использовать Outlook для создания, изменения и удаления оповещений Windows SharePoint Services.
- Можно осуществлять организацию сообщений электронной почты и записей контактов посредством создания личных папок, личной адресной книги и личных списков рассылки.
- Можно добавлять в сообщения цифровые подписи, чтобы получатели были уверены в подлинности отправителя сообщений, шифровать сообщения с той целью, чтобы их могли прочесть только законные получатели, а также устанавливать разрешения, запрещающие копирование, пересылку или печать сообщений получателями. Также можно заблокировать отображение внешнего HTML-содержимого при чтении сообщений, чтобы избежать получения нежелательной почты.