Приложение 20. Виды документов с указанием сроков хранения.
| Срок хранения | Виды документов |
|---|---|
| Постоянно | Постановления, решения, рекомендации высшего органа организации (общего собрания, съезда, конференции, трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) Постановления, решения, рекомендации коллегиального исполнительного органа организации (совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции) Учредительные документы (устав фирмы, учредительный договор и др.) Проекты устава; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по его разработке Положения Проекты положений об органах управления организации Приказы по основной деятельности, распоряжения, указания руководителя организации Протоколы заседаний и собраний акционеров, учредителей, совета директоров, трудового коллектива и т.д. Образцы акций Журналы (книги) учета работы с акциями Реестр акционеров Список пайщиков Список аффилированных лиц Список лиц, имеющих право на получение дивидендов Журнал учета акционеров Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр акционеров, проспект эмиссии и др.) Свидетельства о регистрации организации Лицензии, квоты Договор о слиянии, разделении, присоединении организации Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госсобственности Книги регистрации договоров Проекты договоров; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по их разработке Штатное расписание Проекты штатного расписания; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по его разработке Акты ревизий и проверок фирмы государственными инстанциями, о ликвидации, передаточные, приемо-сдаточные Правила, инструкции, методические указания, разработанные организацией Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации Доклады, докладные записки по основной деятельности организации Отчеты о командировках Предложения (письма) организации в государственные, муниципальные органы Документы (протоколы, стенограммы, доклады, тезисы, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, съездов, семинаров, собраний и др., касающихся основной деятельности организации Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки) по истории организации Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество Заключения по серьезным нарушениям в соблюдении трудового законодательства Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям Номенклатура дел организации, классификаторы, перечни документов, описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов к уничтожению Документы (обзоры, справки) о составе и содержании документов организации Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов Переписка по основным вопросам защиты информации Прогнозы (перспективные планы) деятельности организации Концепции развития организации Долгосрочные экономические нормативы и лимиты Бизнес-планы Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов) Госзаказы Планы экономического и социального развития организации Годовые планы организации по всем основным видам деятельности Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу Годовые (сводные) планы, отчеты, балансы, анализы Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним Аудиторское заключение Налоговые декларации Документы (акты, заключения, сведения, ведомости, расчеты и др.) по оценке основных фондов; по определению износа основных средств; по расчету оценки стоимости имущества и др. вопросам производственной деятельности организации Сметы Лимиты Проспект эмиссии акций Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров) Протоколы (стенограммы) встреч, переговоров, отчеты Контракты, договоры, соглашения об установлении экономических связей с другими организациями Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам Аналитические, информационные обзоры (доклады по основным вопросам деятельности, составленные организацией) Маркетинговые исследования Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, каталоги, путеводители, буклеты, акты экспертизы, отзывы, отчеты; дипломы) об участии в выставках, ярмарках, презентациях Документы (буклеты, плакаты, статьи) по рекламе деятельности организации Коллективный договор Документы (сведения, рапорты) о трудовых конфликтах Нормы, нормативы, тарифно-квалификационные справочники, ставки, разработанные организацией Документы (акты, заключения, отчеты, справки, переписка) о производственных авариях и несчастных случаях Записки о приеме, переводе, увольнении работников Учебные планы Программы, разработанные организацией Списки поставщиков и потребителей Протоколы разногласий по договорам Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в постоянное или временное пользование, аренду Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательств, справки, отчеты) о благотворительной деятельности… |
| 75 лет ЭПК | Личные дела Личные карточки (Т2, Т2А) Приказы о движении кадров Лицевые счета на выдачу заработной платы Контракты с работниками организации… |
| 10 лет ЭПК | Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении цен Документы (доклады, справки) о проведении встреч (переговоров) Документы (проекты, предложения, заключения, замечания) по подготовке контрактов, договоров, соглашений Документы (предложения, рекомендации, справки, расчеты, докладные записки, сведения) о разработке планов и выполнении планов экономического сотрудничества Документы (доклады, справки, сведения) об улучшении условий труда и состоянии техники безопасности Протоколы ревизионных комиссий… |
| 5 лет ЭПК | Лицевые счета акционеров Договоры с Российскими фирмами Свидетельства о внесении вкладов, паев Листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества Договоры на оказание юридических услуг Документы по разработке планов Переписка по основным вопросам планирования и финансирования Документы (расчеты, справки, таблицы, заключения, анализы) о финансировании всех видов деятельности организации Бухгалтерские регистры (Финансовые документы могут быть уничтожены после проведения по ним ревизии) Акты технического состояния зданий Договоры об организации и эксплуатации внутренней связи в организации Акты о нарушении правил внутреннего распорядка Договоры о медицинском и санитарно-курортном обслуживании работников организации Документы (сведения справки, переписка) о покупке и аренде жилых помещений для сотрудников организации Переписка о благотворительной деятельности…. |
| 3 года | Основная часть справочно-информационных документов, в т.ч. переписка по организации досуга работников организации, квартальные планы, отчеты, балансы и т.д. |
Срок хранения регистрационных форм совпадает со сроком хранения документов.