Приложение 1. Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности.
Акт – документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Анкета – форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.
График – план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.
Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.
Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Извещение о заседании, собрании, конференции – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.
Инструкция – правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.
Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Обзор – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении задания, работы, подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.
Правила – свод обязательных для выполнения норм и требований.
Представление – а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т.п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.
Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Протокол – документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).
Указание – правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящим органом управления.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.