О программе PDFMaker
В программу Acrobat Standard изначально заложена эффективная работа с приложениями Microsoft Office. Не выходя из приложения Microsoft Office, вы можете создавать файлы Adobe PDF и рассылать их по электронной почте, а ваши друзья и коллеги смогут без малейших затруднений открыть ваши документы, на какой бы платформе они не работали – Mac OS, Windows или UNIX. Вы можете даже, не выходя из приложения Internet Explorer, преобразовывать в файлы Adobe PDF страницы Web и печатать их без ущерба для внешнего вида и функциональности страниц.
Этот урок предназначен для пользователей тех систем Windows, в которых установлены приложения Microsoft Office – Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Internet Explorer. Если в вашей системе не установлено ни одно из этих приложений корпорации Microsoft, то вы не сможете выполнить этот урок. В таком случае, если вы вовсе не пользуетесь приложениями Microsoft Office, просто опустите этот урок и переходите к Уроку 4, где обсуждается преобразование файлов различных форматов в файлы Adobe PDF.
В этом уроке вы научитесь выполнять следующие задачи:
- Преобразовывать файлы Microsoft Word в файлы Adobe PDF.
- Преобразовывать заголовки и стили документов Word в закладки документа Adobe PDF.
- Преобразовывать комментарии в документах Word в примечания документов Adobe PDF.
- Защищать файлы Adobe PDF паролями.
- Изменять параметры преобразования документов в формат Adobe PDF.
- Преобразовывать файлы Microsoft Excel и отсылать их для онлайнового просмотра.
- Преобразовывать файлы в формат Adobe PDF и прикладывать их к электронным письмам приложения Microsoft Outlook.
Выполнение этого урока займет около 60 минут.
Для создания файлов Adobe PDF из документов приложений Microsoft Office используется программа PDFMaker, которая автоматически устанавливается вместе с программой Acrobat Standard. При инсталляции программы Acrobat Standard к панелям инструментов и строке меню приложений Microsoft Office автоматически добавляются панель инструментов и меню, позволяющие исполнять команды преобразования документов Microsoft Office в формат Adobe PDF. С их помощью можете также исполнять команды для настройки параметров преобразования документов в формат Adobe PDF, отсылки файлов PDF по электронной почте, а также для запуска процесса просмотра файлов PDF по электронной почте. При этом вам не придется даже выходить из вашего приложения Microsoft Office. Полную информацию о поддержке программой Acrobat различных приложений и версий Microsoft Office можно найти на Web-сайте компании Adobe (www.adobe.com).
Программа Acrobat добавляет в ваше приложение Microsoft Office кнопки и меню, которые позволяют быстро преобразовать файл в формат Adobe PDF.
- А – Кнопка Convert to Adobe PDF (Преобразовать в Adobe PDF)
- В – Кнопка Convert to Adobe PDF and Email (Преобразовать в Adobe PDF и отослать)
- С – Кнопка Convert to Adobe PDF and Send for Review (Преобразовать в Adobe PDF и отослать для просмотра)
Для того чтобы кнопки и меню программы PDFMaker корректно установились в окнах офисных приложений, следует установить приложения Microsoft Office еще до установки программы Acrobat Standard. Если вы устанавливаете приложение Microsoft Office уже после установки Acrobat Standard, то можно использовать команду Help › Detect and Repair (Справка › Просмотр и исправление) в меню программы Acrobat, чтобы задним числом установить кнопки и меню программы PDFMaker. Если и после этого вы не увидите кнопки и меню Acrobat, выберите в меню команду View › Toolbars (Вид › Панели инструментов) в своем приложении Office и убедитесь, что панель инструментов PDFMaker 6.0 помечена галочкой.
По существу, программа Acrobat устанавливает одни и те же кнопки и команды для создания файлов PDF, создания и рассылки файлов PDF и создания и рассылки файлов PDF для просмотра в приложениях Word, PowerPoint и Excel. В принципе, в интерфейсе Acrobat/Office могут быть различия, специфические для каждого приложения Office. Например, в приложении Excel программа PDFMaker предоставляет возможность преобразования в документ PDF всей рабочей книги, которой нет в приложениях Word или PowerPoint. И, тем не менее, вы сможете полностью выполнить задачи во всех разделах этого урока, даже если в вашей системе установлено только одно приложение Microsoft Office, например, Word. Просто следуйте действиям, предлагаемым в каждом разделе, опуская шаги, специфичные для обсуждаемого приложения, и используйте файл урока, который предназначен для того приложения Microsoft Office, которое у вас есть. (Однако чтобы выполнить задания в разделах "Преобразование файла из Microsoft Outlook" и "Преобразование Web-страниц из Internet Explorer", вы должны установить в своем компьютере приложения Microsoft Outlook и Internet Explorer).