Принятие решения о создании электронной таблицы
Вступление
Из этой главы вы узнаете, как создать небольшую электронную таблицу, в которой производятся шесть простейших действий над двумя числами: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень и извлечение корня. При изменении исходных данных результат выполнения каждого действия будет обновляться.
Несложные вычисления можно произвести и на калькуляторе, однако мы в качестве инструмента используем электронные таблицы, а именно Excel, и вот почему:
- Ввод значений, используемых при вычислениях, в ячейки электронной таблицы осуществляется быстрее, чем их набор на калькуляторе. Особенно сильно это ощущается, если таких значений много.
- В электронных таблицах существует возможность проверить правильность как введенных значений, так и промежуточных или окончательных результатов. Чтобы проверить, правильно ли выполнен расчет на калькуляторе, потребуется повторить все действия.
- Excel обеспечивает высокую скорость при проведении любых вычислений и позволяет хранить результаты в памяти компьютера в течение длительного времени. После создания таблицы не потребуется выполнять повторные расчеты: достаточно изменить числовые значения, над которыми производятся вычисления, и результат будет получен моментально.
Процесс создания любой электронной таблицы в Excel можно условно разбить на несколько этапов:
- принятие решения (для какой аудитории и для решения каких задач предназначена таблица, целесообразно ли ее создание);
- подготовка рабочего листа Excel к размещению таблицы;
- расположение таблицы на рабочем листе;
- при необходимости ввод наименований отдельных областей и таблицы в целом;
- ввод числовых значений и формул в ячейки;
- оформление таблицы;
- присвоение числового формата ячейкам, содержимое которых участвует в вычислениях, и обработка полученных результатов.
Конечно, последовательность этапов может быть иной – это зависит от назначения таблицы.
На этом этапе необходимо определить, с какой целью и для кого разрабатывается таблица. Если таблица нужна для проведения каких-то промежуточных вычислений, результаты которых сохранять не понадобится, придавать значение ее оформлению не стоит. Предположим, что, собираясь в отпуск, вы хотите определить, сколько денег вам потребуется. В этом случае достаточно ввести исходные данные о предполагаемых затратах, определить общую сумму и выйти из программы без сохранения. Если же вы часто ездите в командировку и каждый раз выполняете подобные расчеты, целесообразно оформить таблицу таким образом, чтобы в будущем было попятно, куда вводить числа и как производятся вычисления.
К таблице, предназначенной для применения другими пользователями, предъявляются следующие требования:
- надлежащее оформление;
- понятное представление информации;
- обеспечение защиты от повреждения (чтобы пользователи по ошибке не удалили из нее формулы).
Итак, определив, для какой цели создается таблица и кто будет ею пользоваться, приступим к следующему этапу. Однако прежде нужно запустить Excel и создать на диске файл с именем Простые действия.