Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Excel 2002

Списки

Вступление

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о магазинах и предлагаемых товарах и т. д.

В этой главе мы расскажем, как создать базу данных, которая содержит информацию о работниках. Такая база данных удобна по следующим причинам:

  • она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя и отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения, количество детей и т. д.);
  • с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров или причины их текучести;
  • пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро формировать должностные оклады, рассчитывать суммы отпускных, начислять зарплату и премии за выслугу лет.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Excel.

Аналогом простой базы данных в Excel служит список. Список – это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки – записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.

Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.