Добро пожаловать в мир баз данных
В этой главе…
Возможно, глядя на значок Microsoft Access в меню Пуск, вы уже пытались понять, зачем он нужен. А кому-то наверняка на ум пришла идея о создании базы данных, однако непонятно, с чего начать. В любом случае, Access – это именно то, что вам нужно! Программа обладает дружественным пользовательским интерфейсом и большим набором профессиональных функций, необходимых для создания удобной в использовании базы данных. По мере работы с Access вы освоите новые методы просмотра данных, изучите механизм преобразования последних в действительно необходимую информацию. Эта книга проведет вас по всем этапам работы с базой данных, начиная с создания значка меню Пуск и заканчивая разработкой полноценного приложения Access.
Но не исключено, что уверенность в необходимости создания базы данных у вас по-прежнему отсутствует. Разве нельзя обойтись обычной электронной таблицей Microsoft Excel? В этой главе даются ответы на подобные вопросы, а для того чтобы они были более аргументированными, описываются некоторые важнейшие функции и возможности Access.
Зачем нужны базы данных?
Более корректным было бы сформулировать вопрос следующим образом: "Что нельзя сделать с помощью базы данных?" Основная функция базы данных – предоставление единого хранилища для всей информации, относящейся к определенной теме. Вместо того чтобы выискивать нужные сведения в документах Ward, таблицах Excel, текстовых файлах, сообщениях электронной почты и самоклеющихся заметках, их можно взять из единой базы. База данных может содержать все что угодно, будь-то список приглашенных на свадьбу гостей или информация о каждом клиенте, посетившем Web-сайт электронного магазина и разместившего там свои заказы.
Важно отметить, что база данных может не только хранить информацию. Ниже перечислены и некоторые другие возможности Microsoft Access:
- предоставление удобного в использовании интерфейса для ввода новых данных;
- быстрое обнаружение данных по определенной теме (например, книг одного автора);
- отображение данных в виде диаграммы, графика или Web-страницы;
- создание наглядных отчетов, которые можно распечатать или отобразить на экране;
- экспорт данных в программы Microsoft Word и Microsoft Excel;
- защита данных от ошибок;
- автоматизация часто повторяющихся операций, позволяющая уменьшить объем данных, которые вводятся с клавиатуры.
По мере освоения Access отказаться от ее использования становится все сложнее. Эта книга станет отличной отправной точкой для изучения Access, а затем все будет зависеть от вашего желания и воображения.
Вы спрашиваете, в чем различие между данными и информацией? Термин данные относится к базовым сведениям, хранящимся на компьютере. Но данные можно преобразовать в полезную информацию. Например, читая сообщение о том, что в магазине за месяц продано 2000 столовых приборов, мы имеем дело с данными. Однако, рассматривая график, судя по которому месячный уровень продаж возрос на 50%, сталкиваемся с понятием информации.