Настройка таблиц
В этой главе…
К настоящему моменту пользовательский интерфейс Access уже перестал быть для нас чем-то загадочным. Мы научились создавать объекты, формирующие основу базы данных, приобрели некоторый опыт в их настройке. Для создания базы данных Access не требуется много времени, а возможности по ее конфигурированию просто безграничны! В этой главе более подробно описываются таблицы и режим конструктора, с помощью которого можно обеспечить дальнейшее усовершенствование базы данных.
Использование различных типов данных
Каждое поле таблицы Access имеет назначенный ему тип данных. В главе 5, "Создание первых таблиц", мы уже пытались изменять некоторые типы данных при создании таблицы Растения. Теперь пришло время познакомиться поближе с этим аспектом процесса настройки таблиц.
Тип данных поля обеспечивает управление, собственно типом и объемом данных, хранимых в этом поле. Это важное условие обеспечения сохранности данных. Предположим, была создана таблица, в которой содержится информация о друзьях, в том числе указываются различные юбилейные даты. Таблица может включать поле для хранения имени и поле для хранения юбилейных дат. Имеет смысл для второго поля использовать тип данных Дата/ время, благодаря чему в нем можно будет сохранить только дату и ничего более (поэтому ввести случайно или намеренно имя вместо даты не получится). Если вводимые данные нельзя будет сохранить в поле, Access выведет на экран соответствующее предупреждение.
На рис. 11.1 показана таблица Растения, открытая в режиме конструктора. Как видите, Access поддерживает 9 типов данных (в дополнение к используемым мастером подстановок, который рассматривался в главе 6, "Использование взаимосвязей").
Далее приводится краткое описание типов данных и рассказывается об их предназначении.
Рис. 11.1. Различные типы данных Access
- Текстовый. Этот тип данных используется для хранения текстовой информации любого рода (букв, цифр, знаков пунктуации, различных символов). Существует и ограничение: в поле может содержаться не более 255 символов.
- Поле MEMO. Данный тип можно представить как текстовый тип, практически не имеющий ограничений. Наравне с текстовым типом тип данных Поле MEMO позволяет хранить любую текстовую информацию, причем содержащую свыше 65000 символов, введенных с помощью пользовательского интерфейса. Так почему бы нам постоянно не использовать этот тип? К сожалению, поля MEMO несколько более медленно обрабатываются, чем поля текстового типа.
- Числовой. Тип, который позволяет хранить только числовые данные, будь-то обычное целое значение, например 37, или значение с плавающей точкой, скажем, 42.187493246.
- Дата/время. Используется для хранения даты, времени или обоих значений одновременно.
- Денежный. Тип данных, предназначенный для хранения значений денежных единиц. Он похож на числовой тип, но в отличие от такового ограничен максимум четырьмя знаками после точки десятичной дроби. Тип данных Денежный позволяет избавиться от проблем с округлением значений, поэтому вычисления, связанные с денежными единицами, всегда будут точными.
- Счетчик. Специальный вариант числового типа данных. Поле Счетчик заполняется не пользователем, a Access. Необходимость в нем возникает, когда, например, нужно генерировать уникальный ключ для записи, однако подходящий ключ в существующих данных отсутствует.
- Логический. Тип, который хранит значения Да или Нет. Предназначен для отслеживания базовой информации о включении/отключении.
- Поле объекта OLE. Хранит информацию в формате, доступном скорее для других программ, чем для пользователей. Например, поле Фотография в таблице Растения задействует поле объекта OLE. В этом поле можно хранить любые документы: таблицы Excel, документы Word, изображения, музыкальные файлы и т.д.
- Гиперссылка. Специальное текстовое поле, предназначенное для хранения гиперссылок на Web-сайты и другие ресурсы Интернет.
Данные текстового и МЕМО-типа хранятся в формате, который называется Unicode. Формат поддерживает символы со знаком ударения, иностранные алфавиты (к примеру, греческий, иврит) и даже математические символы. Таким образом, причин для беспокойства относительно того, все ли данные можно вводить в текстовые поля, не существует.