Что проверяет трудовой инспектор?
Проводить любую проверку (плановую, внеплановую, повторную и др.) инспекторы могут, только если имеют при себе удостоверения и распоряжение (приказ, предписание), подписанное руководителем региональной инспекции труда. Если эти документы не предъявлены, можно в проведении проверки отказать.
В распоряжении должны быть указаны наименование органа контроля, который прислал проверяющего, фамилии, имена, отчества, должности должностных лиц, которые будут проводить проверку. Помимо этого, указываются предмет проверки и срок ее проведения с перечнями мероприятий и документов, которые необходимо представить проверяющим лицам для решения задач проверки, а также перечень административных регламентов, на основании которых она проводится.
Обратить внимание следует еще и на то, что инспектор, например, не вправе проверять выполнение норм трудового законодательства, которые не относятся к его компетенции, или требовать представления документов, информации и прочего, если они не относятся к предмету проверки. Не имеет права инспектор изымать оригиналы документов, даже если они относятся к предмету проверки. Плановые проверки осуществляются обязательно в присутствии руководителя и работников проверяемого учреждения, а сроки проведения проверок не должны превышать установленные соответствующими правовыми актами. Следует помнить: если пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении. И обязательно обращайте внимание на предмет проверки. Распоряжение, в котором он отсутствует, является недействительным.
Чтобы проверка не застигла врасплох, необходимо четко определить, какие документы могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.
В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Обычно трудовые инспекторы начинают проверку с изучения свидетельства о регистрации и устава организации (иногда в нем есть информация об условиях труда). Далее все интересующие инспекторов документы можно разделить по следующим видам.
Обязательные локальные акты организации:
- правила внутреннего трудового распорядка (протокол их утверждения на общем собрании или собрании представителей), правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться и приложением к коллективному договору;
- коллективный договор (помимо трудового возможно заключение и коллективного договора, если его нет, то штрафовать не станут, но могут порекомендовать работникам заключить его, если сотрудники прислушаются к этому совету, то придется его заключить);
- штатное расписание;
- положение об оплате труда и премировании (инспекторы проанализируют, соответствует ли система оплаты труда на предприятии законодательству, не ущемляет ли права отдельных работников);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- график отпусков – проверяется, все ли работники уходили в отпуск согласно графику, если были отклонения – должен быть дополнительный приказ и заявление работника.
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
- должностные инструкции (должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора, поэтому должностные инструкции могут отсутствовать);
- положение о персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- журнал инструктажа – работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану труда (ст. 212 ТрК РФ). Инспекторы проверят, ознакомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Это нужно сделать при заключении с работником трудового договора;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования – для некоторых категорий работников предусмотрены медицинские осмотры перед приемом на работу (предварительные) и в течение трудовой деятельности (последующие медицинские осмотры) (ст. 213 ТрК РФ). Организовать их обязан работодатель. Если к работе допущен сотрудник, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медицинское обследование, работодателю грозит штраф.