Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Документы организации: хранение и подготовка к сдаче в архив

• Документы организации: хранение и подготовка к сдаче в архив

  Организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, далее – Закон "Об архивном деле в РФ").

• Архивное дело в организации

  Иногда по незнанию или недоразумению, в силу непредвиденных обстоятельств, а чаще всего по небрежности сотрудников могут быть уничтожены, утеряны документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

• Сохранность документов

  Известно, что в соответствии с п. 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 №552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

• Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

  Согласно ст. 27 Закона "Об архивном деле в РФ" юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

• Статус архива

  На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.

• Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

  Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. | По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

• Деятельность экспертных комиссий

  Для организации и проведения работ по отбору документов на дальнейшее хранение или уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). | ЭК создается приказом руководителя.

• Экспертиза ценности документов и дел

  Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации. | Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

• Подготовка дел к сдаче в архив организации

  Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

• Работа с запросами

  При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности. | Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы.

• Архив ликвидированной организации

  При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) – на хранение в государственный или муниципальный архив.

• Уничтожение документов

  После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

• Восстановление кадровой и бухгалтерской документации

  Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством.