Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:
- документы с временным сроком хранения (1 год, 5 лет, 75 лет);
- документы, которые должны храниться постоянно.
Разделом 4 Перечня "Учет и отчетность" установлены сроки хранения бухгалтерских и статистических документов, в частности:
- налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов: 5 лет;
- расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС: годовые – постоянно, квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно, при расчете нарастающим итогом за 4 квартал – постоянно);
- декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование – 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);
- бухгалтерские отчеты и балансы организаций: сводные годовые – постоянно, годовые – постоянно, квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно), месячные – 1 год (при отсутствии годовых и квартальных – постоянно);
- первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.): 5 лет;
- счета-фактуры: 4 года;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.): 5 лет;
- перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов: 5 лет (после замены новыми);
- образцы подписей материально ответственных лиц: до минования надобности (не менее 5 лет);
- книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг – постоянно, договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами – 5 лет после окончания срока их действия, основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств – 5 лет после ликвидации основных средств, расчетов с организациями – 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) – 5 лет, подотчетных лиц – 5 лет, исполнительных листов – 5 лет, депонированной заработной платы – 5 лет, доверенностей – 5 лет и т.д.
Программы, руководства по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: по месту разработки и (или) утверждения) – постоянно, в других организациях – 3 года.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.
Срок хранения большинства кадровой документации, например, распорядительных документов по личному составу, трудовых договоров, личных карточек и т.д. составляет 75 лет (документация о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках – 5 лет).
Срок хранения исчисляется следующим образом: год создания документа не считается, отсчет начинается с 1 января следующего года. То есть, если приказ по личному составу издан в 1949 году, к цифре 1950 прибавляем 75 и получаем дату истечения срока хранения – 2025 год. Списание документов проводится на следующий за датой окончания срока хранения год, т.е. в 2026 году. При подготовке дел к передаче на хранение, следует учитывать, что документы с истекшими сроками хранения приему в архив не подлежат. Таким образом, в 2006 году уничтожению подлежат документы, созданные до 1931 года, и т.д.