Экспертиза ценности документов и дел
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.
Экспертиза дел проводится в несколько этапов:
- при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
- в процессе формирования дел;
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Производится отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.
На определение состава документов, передаваемых на хранение, влияет их физическое состояние. Если в составе фонда есть документы, содержание которых невозможно прочитать из-за утраты носителя (обгоревшие, размытые, испорченные грызунами, разрушенные грибковыми поражениями и т.д.), на них составляется акт о неисправимых повреждениях.
Если у документов имеются повреждения в виде разрывов, износа уголков листа и т.д. ни в коем случае нельзя применять для укрепления носителя скотч и какой-либо клей, кроме КМЦ.
После проведения экспертизы ценности документов приступают к упорядочению архивных документов.