Восстановление кадровой и бухгалтерской документации
Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством. Несмотря на то, что ведение кадрового делопроизводства – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий. В случае, если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства, следует провести экспертизу, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства.
Экспертиза кадровой документации
Экспертиза кадровой документации предполагает оценку оформления и ведения кадровой документации на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации, осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация служит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу работодателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.
Экспертиза кадрового делопроизводства включает:
- оценку правильности оформления и ведения кадровых документов, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства;
- выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;
- оценку правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов;
- определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в организации.
Приступая к экспертизе, нужно учитывать следующие факторы, на которых она системно строится:
- Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией;
Другими словами, проверить, какие документы имеются у организации, а каких попросту нет. Если выявили отсутствие каких-то документов, подготовьте их заново (по возможности задним числом).
- Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом; новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом;
- Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изменения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организации за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
- Во время проверки имеющихся документов и составления новых учитывайте специфику работы вашей организации. Нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в организации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов);
- Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания.
В целях проведения экспертизы необходимо:
- собрать все документы по кадрам;
- определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
- определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;
- важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству, учредительным документам, специфике организации. Также необходимо проверить правильность формирования дел в соответствии с предписанным сроком хранения.
Стандартный пакет документов, подлежащий проверке в рамках экспертизы кадровой документации:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- должностные инструкции работников;
- графики работ (сменности);
- положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;
- коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда;
- документы о защите персональных данных работников.
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в случаях изменения любого из существенных условий трудового договора;
- все виды кадровых приказов (прием, перевод, увольнение) и документов-оснований к ним;
- личные карточки работников формы №Т-2;
- приказы по основной деятельности, относящиеся к деятельности кадровой службы;
- график отпусков и приказы о предоставлении отпусков;
- записи в трудовых книжках и вкладышах в них;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- табели учета рабочего времени;
- журнал регистрации приказов длительного срока хранения.
Следует проверить, на каждом ли документе проставлены подписи работников и работодателя, все ли обязательные требования к составлению документа соблюдены и т.д. Процедуру разработки, составления, заполнения, подписания каждого из этих документов рассматривалось в соответствующем разделе брошюр. Целесообразней всего при проверке каждого документа обращаться к соответствующему разделу.