Подготовка дел к сдаче в архив организации
Составление предисловия
Ко всем описям фонда или к каждой из них составляется предисловие.
Для его составления используются законодательные источники, документы фонда, сведения, содержащиеся в исторической справке, документы фонда. В первой части предисловия более кратко, чем в исторической справке излагаются: дата создания организации, название организации – предшественника, со ссылкой на документы указываются все переименования и дата ликвидации организации. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций организации. Если сведения по истории организации были установлены по косвенным источникам (бланки документов, печати, штампы, штатные расписания т.д.), это оговаривается в предисловии.
Затем даются сведения о полноте документов фонда, о проведенной с ними работе. Отмечаются наиболее типичные группы дел, отобранные на хранение в результате проведенной экспертизы ценности. В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел, принципы систематизации дел в описи. Предисловие подписывается исполнителем и помещается в начале описи.
