Документы организации: хранение и подготовка к сдаче в архив
Организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, далее – Закон "Об архивном деле в РФ"). С этой целью организации вправе создавать архивы (ч. 2 ст. 13 Закона "Об архивном деле в РФ"). В случае создания такого архива его работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).
Для определения сроков хранения документов в первую очередь следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 №558, далее – Перечень). Кадровой документации в нем отведены раздел 7 "Трудовые отношения" и раздел 8 "Кадровое обеспечение". При этом рекомендуется ознакомиться со всеми разделами указанного Перечня, поскольку в функции кадровой службы может входить подготовка таких документов, которые не упомянуты в данных разделах, а указаны в иных, а отслеживать сроки их хранения необходимо (например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 "Организационные основы управления" раздела 1 "Организация системы управления").
Помимо упомянутого Перечня в настоящее время продолжают действовать:
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.07 №1182);
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.88).