Архив ликвидированной организации
При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) – на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.
После подготовки описей дел постоянного срока хранения и описей дел по личному составу конкурсный управляющий утверждает их и представляет на рассмотрение в соответствующий архив. При отсутствии замечаний архив направляет описи с соответствующим заключением на рассмотрение ЭПК архивного департамента в сроки, предусмотренные Регламентом ее работы. После утверждения или согласования описей на ЭПК, документы могут быть переданы на хранение в архив. Сроки утверждения или согласования описей и передачи документов на хранение заранее координируются с соответствующим архивом.
Все виды работ, связанные с упорядочением и передачей документов в архив, проводятся за счет сдающей документы организации.
Документы передаются на хранение в специальных коробах.
Следует учитывать, что со дня поступления документов в архив до дня составления акта приема-передачи может пройти несколько дней, так как при приеме документов проверяется их фактическое наличие, оформление обложек и заверительных надписей, а так же проводится выборочная проверка нумерации листов. Выявленные в ходе приема документов недостатки устраняются сдающей организацией за свой счет до подписания акта приема-передачи.