Подготовка дел к сдаче в архив организации
Составление исторической справки
При первом поступлении документов фонда в архив передается историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории организации, составу документов, созданных в ее деятельности.
Историческая справка состоит из трех частей:
- история учреждения;
- история фонда;
- характеристика документов фонда.
В первой части указывается дата создания организации с обязательной ссылкой на документ, на основании которого она была создана, название организации-предшественника (если таковая имелась), даты преобразования и ликвидации организации со ссылками на законодательные или распорядительные документы. Затем на основании положения об организации или ее устава указываются задачи и функции организации, структура, наличие подведомственной сети и другие сведения об организации.
Во второй части указывается дата первого поступления документов в архив, объем документов фонда и их крайние даты, особенности формирования дел (проводилось ли формирование документов в дела в соответствии с требованиями архивных органов или по каким-либо причинам пришлось сохранить порядок, сложившийся в делопроизводстве организации).
Кроме того, дается характеристика физического состояния документов (удовлетворительное, имеются следы пожара, имеются следы подтопления, документы имеют небольшую, сильную, крайнюю степень физического износа в результате происшествия, использования в оперативной и справочной работе или по другим причинам). При наличии в фонде документов других организаций, сведения о них также приводятся в исторической справке.
В третьей части дается обобщенная характеристика документов, входящих в состав фонда, по составу и содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические рамки фонда, наличие незадокументированных периодов и т.д. Справка подписывается исполнителем и датируется.