Восстановление кадровой и бухгалтерской документации
Восстановление кадровой документации
Если Вы провели экспертизу кадровой документации и обнаружили, что не все документы содержатся в должном порядке, необходимо устранить эти недостатки и привести документацию в соответствие с требованиями законодательства и пожеланиями руководства; восстановить отсутствующие или неправильно оформленные документы.
Причиной для восстановления кадрового учета может являться утрата или порча кадровой документации. Также восстановление кадрового учета требуется, если он некоторое время не велся или велся недостаточно качественно. Основой для восстановления является информация по первичной документации, которая связана с существующим в компании бухгалтерским документооборотом. Восстановление – это более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.
Этап первый – это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.
Если необходимо подготовить документ, которого вообще никогда не было, придется изыскать свободный номер для приказа об его утверждении. Таковые, как правило, имеются. Если совсем нет, то можно, к примеру, взять номер уже изданного приказа по менее значительному событию (сотруднику предоставили 3 дня отпуска "за свой счет"), а последнего присвоить номер с буквой "а" либо через дефис 1.
Обратим внимание: проверку и восстановление документов, касающихся работников (договоры, приказы и др.), целесообразней начинать с текущего года, а затем по порядку на уменьшение, например, текущий 2010, затем 2009, 2008 и т.д.
Второй этап – это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов – процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.
Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:
- косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
- свидетельских показаний.
При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.
Восстановление бухгалтерских документов
Восстановление бухгалтерских документов – комплекс мероприятий по выявлению и восстановлению документов, необходимых для составления различных отчетов и налоговых деклараций. Своевременное восстановление бухгалтерских документов в случае их утраты позволит исключить возникновение ошибок при ведении бухгалтерского учета, снять вопросы контролирующих органов, исключить применение налоговых санкций и ареста банковских счетов.
На налогоплательщика возложена обязанность по ведению учета хозяйственной деятельности, а также по восстановлению утраченных финансовых документов. После того как организация проведет инвентаризацию и составит акт и описи отсутствующих документов, необходимо будет заняться восстановлением первичных документов. Для этого руководитель или главный бухгалтер организации должен обратиться в обслуживающий банк. По письменному запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов счетный специалист может полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк. Если организация имеет несколько расчетных счетов, запросы должны быть поданы во все кредитные организации по месту открытия счетов.
Кроме того, можно обратиться с официальным письмом ко всем своим контрагентам с просьбой предоставить копии договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов и т.д. Если какого-либо контрагента найти невозможно (например, его адрес изменился), то получить сведения о нем организация может, обратившись с письменным запросом в налоговую инспекцию и изложив обстоятельства. Можно получить выписку из ЕГРЮЛ и узнать местонахождение своего бывшего партнера.
Для получения копий всех утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию непосредственно к руководителю с письменным заявлением, к которому необходимо приложить подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты.
После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных исходящих первичных документов, а затем заново сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгалтерский и налоговый учет в организации полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, нужно продолжать работу по восстановлению недостающих документов.
Следует помнить:
Чтобы избежать ответственности за налоговое правонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию.