Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле
Согласно ст. 27 Закона "Об архивном деле в РФ" юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.
Административная ответственность в данном случае регулируется 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
- на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.
Заметим, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такие нарушения в настоящее время в соответствии со ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение штрафа от 10000 до 30000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.
Указанные штрафы не налагаются, если представлены доказательства, что документы утеряны вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т.д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.
Ответственность за организацию хранения документов, как уже упоминалось, несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности – еще и главный бухгалтер.