Подготовка дел к сдаче в архив организации
Особое внимание следует уделять составлению заголовков дел, так как они являются основой для составления описи. Заголовки документов, имеющих нумерацию (приказы, протоколы, акты и др.), оформляются следующим образом:
Приказы по личному составу с №____ по №______,
Протоколы заседаний дирекции с №_____ по №______.
Если документы разделены на несколько томов, заголовок оформляется так:
Приказы по основной деятельности с №_____ по №_____, том 1
…и т.д.
Обложка дела:
Последняя страница дела:
На обложку дела выносится дата дела. Чаще всего датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. дата начала дела – дата самого раннего по хронологии документа, а дата окончания – дата последнего по хронологии документа. Для журналов регистрации датой дела будут даты первой и последней записей. Личные дела датируются по датам приказа о приеме на работу и приказа об увольнении. При обозначении даты число указывается двумя арабскими цифрами, месяц – словом, год – арабскими цифрами, т.е. таким образом: 01 августа 1996 г., 30 апреля 1998 г. Количество листов указывается на основании заверительной надписи, срок хранения – в соответствии с видом документов.
После оформления дел составляются описи на документы фонда.