Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Операции с файлами

Действия с группами папок и файлов

Перемещать, копировать и удалять можно не только отдельные папки и файлы, но и группы папок и файлов. Объединять в группу можно только файлы и папки, расположенные в одном окне. Для объединения файлов и папок в группу их требуется выделить.

Для выделения всех папок и файлов окна проще всего выполнить команду Правка › Выделить все.

Для выделения папок и файлов, расположенных в окне подряд один за другим, следует сначала выделить первый объект из группы, а затем выделить последний объект при нажатой клавише клавиатуры SHIFT.

При выделении произвольной группы папок и файлов следует выделять их при нажатой клавише клавиатуры CTRL.

При выделении всех папок и файлов окна, кроме некоторых, следует сначала выделить объекты, не подлежащие выделению, а затем выполнить команду Правка › Обратить выделение.

Выделенную группу файлов можно перемещать, копировать, удалять любым из описанных выше способов.

Поиск папок и файлов

Для поиска папки или файла на ПК следует открыть Главное меню Windows и выполнить команду Поиск › Папки и файлы.

Поиск производится в окне Найти: Все файлы (рис. 9). Поиск папок и файлов может производиться по следующим признакам:

• вкладка Имя и размещение:
  • имя файла (или фрагмент имени⁵);
  • текст файла;
• вкладка Дата:
  • дата создания, изменения или открытия файла⁶;
• вкладка Дополнительно:
  • тип файла;
  • размер файла.

Искать можно по какому-либо одному признаку или по всем признакам одновременно. Результатом поиска может быть несколько объектов.

Из окна поиска файлы можно перемещать, копировать, удалять любым из способов, описанных выше.

Создание и использование ярлыков

Ярлык – особого рода файл, предназначенный для быстрого открытия других файлов, папок и запуска программ. Ярлыки обычно размещают на Рабочем столе.

Для создания ярлыка следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, в которой расположен объект, для которого создается ярлык.
2. Буксировать объект на Рабочий стол при нажатой правой кнопке мыши.
3. После буксировки в появившемся контекстном меню выполнить команду Создать ярлык(и).

Ярлык можно переименовать как обычный файл.

При желании можно сменить значок ярлыка. Для этого следует выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по значку ярлыка и выполнить команду Свойства.
2. В диалоговом окне Свойства перейти во вкладку Ярлык.
3. Во вкладке нажать кнопку Сменить значок.
4. В диалоговом окне Смена значка выбрать желаемый значок.
5. В диалоговом окне Смена значка нажать кнопку ОК.
6. В диалоговом окне Свойства нажать кнопку ОК.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по значку ярлыка открывает окно объекта, для которого этот ярлык создан.

Переименование, изменение значка ярлыка, копирование, перемещение и даже его удаление никак не отражается на объекте, для которого он создан. Напротив, переименование или перемещение объекта может привести к тому, что ярлык не будет нормально работать. Удаление объекта, для которого создан ярлык, приводит к полной неработоспособности ярлыка.

Архивирование файлов

Архивирование⁷ – процесс уменьшения размера файлов для удобства их хранения и перемещения. Архивирование производят с помощью специальных программ-архиваторов. Среди многочисленных программ-архиваторов в последнее время наибольшей популярностью пользуется программа WinZip. Эта программа не входит в состав стандартных программ Windows и должна быть предварительно установлена на компьютер.

При архивировании файлов создается новый файл, который называют архивным. Архивный файл содержит один или несколько файлов в сжатом виде.

Для создания архивного файла следует выполнить следующие действия.

1. Выделить файлы, подлежащие архивированию.
2. Щелкнуть по выделенным значкам правой кнопкой мыши и выполнить команду Add to Zip.
3. В окне Add в поле Add to Archive ввести имя создаваемого архивного файла.
4. В раскрывающемся списке Action можно выбрать способ помещения файлов в архив: Add (добавление, копирование) или Move (перемещение).
5. В раскрывающемся списке Compression можно выбрать степень сжатия файлов.
6. В окне Add нажать кнопку Add или Move, в зависимости от выбранного способа помещения файлов в архив.
7. Закрыть окно программы WinZip.

Для добавления файлов в существующий архив следует отбуксировать значок на значок архивного файла.

Для извлечения файлов из архива проще всего открыть архивный файл и отбуксировать извлекаемый файл из окна архивного файла в окно нужной папки.

Примечания:

2. В Windows 95/98 практически все действия могут быть выполнены различными способами. В данном учебном пособии приводятся только наиболее распространенные и удобные варианты действий с использованием окон специальной папки "Мой компьютер".
3. При переименовании файлов не рекомендуется изменять расширение имени файла.
4. При копировании объектов в папку другого логического диска клавишу CTRL держать нажатой не требуется.
5. Для поиска файла с именем Письмо в ЗАО Заря.doc достаточно указать имя письмо.
6. Поиск можно производить за последний период (несколько дней или месяцев) или за какой-то конкретный период (с одной даты до другой даты).
7. Используются также термины: "сжатие", "упаковка".