Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

Расписание группы

Прокомментируем рисунок. Первый этап в организации группового собрания – это задание участников группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя можно подключить и общую папку Календарь, в которой отмечаются события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна, поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.

По мере задания участников группы их занятость отобразится в представлении Почасовое расписание диалогового окна Расписание группы (Group schedule) (рис. 13.19). Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам (Параметры › Показать только рабочие часы).

Замечание
В данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч, не помеченных как Частные (Private)
.

Работа с групповым расписанием

После определения группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать его всем или только определенным кон тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание не требует участия какого-либо контакта.

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002 › Дополнительные возможности Outlook › Расписание группы
Рис. 13.20. Форма Без имени – Собрание

Пример 13.15. Рассылка приглашений на собрание.

  • Действия › Просмотреть расписание группы…
  • Групповые расписания MS Office XP Открыть…
  • {Задание дня проведения собрания}
  • Перейти <День>
  • Организовать › Создать собрание со всеми…
  • {Откроется форма собрания с заполненными полями Кому}
  • Тема: = <тема собрания>
  • Текст сообщения: = <комментарий
  • {Задание времени проведения собрания}
  • Планирование
  • Автовыбор >> (рис. 13.20)
  • Добавить в личный календарь
  • Отправить
Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.