Анализ данных с помощью запросов. Перекрестные запросы.
Еще одной функцией запросов Access является анализ данных, которые распределены по разным таблицам. Анализ данных может выполняться с помощью:
- перекрестных запросов, которые позволяют выполнить некоторую обработку таблиц с целью получения сводных данных;
- статистических функций, которые позволяют выполнять различного рода расчеты;
- мастеров, которые позволяют отыскать в таблице повторяющиеся записи и записи, для которых отсутствуют подчиненные записи в связанной таблице;
- сводных таблиц и сводных диаграмм – аналогов соответствующих средств Excel.
Перекрестные запросы
Перекрестные запросы – это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:
- возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
- простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.
Однако они имеют и недостатки – например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.
Перекрестные запросы удобны для представления данных в виде таблицы, но т. к такая таблица часто имеет разное количество столбцов, на них довольно сложно строить отчеты. Создание отчета на базе перекрестного запроса будет рассматриваться в гл. 13.
В качестве примера сформируем два перекрестных запроса к базе данных "Борей" для вывода ежемесячных продаж товара (по его коду) и ежеквартальных продаж товара (по его типу). Подобные таблицы, содержащие итоги, которые подводятся через определенные промежутки времени, например через каждый месяц или квартал, обычно используются в качестве данных для графиков.
В описываемой ниже пошаговой процедуре создания перекрестного запроса показано, как можно пользоваться выражениями для создания новых вычисляемых полей в запросах.
Итак, мы будем создавать перекрестный запрос, в котором в строках выводятся товары, а в столбцах – соответствующие им ежемесячные объемы продаж. Для этого:
- Создайте новый запрос в режиме Конструктора и добавьте в него таблицы "Товары" (Products), "Заказы" (Orders) и "Заказано" (Order Details).
- Перетащите поля "КодТовара" (ProductlD) и "Марка" (ProductName) таблицы "Товары", а затем поле "ДатаРазмещения" (OrderedDate) таблицы "Заказы" в первые три столбца бланка запроса.
- Выберите команду меню Запрос › Перекрестный (Query › Crosstab Query). Заголовок окна запроса Запрос1:на выборку (Query1:Select Query) изменится на Запрос1: перекрестный запрос (Query1: Crosstab Query). Кроме того, в бланк запроса будут добавлены строки Перекрестная таблица (Crosstab) и Групповая операция (Total), в которую во всех столбцах автоматически вводится операция Группировка (Group By).
- Выберите в списке ячейки Перекрестная таблица столбца "КодТовара" значение Заголовки строк (Row Heading). Выполните то же самое для столбца "Марка". Эти столбцы являются требуемыми заголовками строк перекрестной таблицы.
- Выберите в списке ячейки Групповая операция столбца "ДатаРазмещения" значение Условие (Where). В ячейке Условие отбора (Criteria) этого столбца введите выражение:
<=#31.12.97# And>=#01.01.97#…для вывода в перекрестной таблице данных за 1997 год.
- Установите курсор в ячейку Поле (Field) следующего (пустого) столбца и введите выражение:
Объем продаж: Sum([Количество]*[Заказано].[Цена])Это будет поле, значение которого вычисляется с помощью описанного выражения, а название поля – "Объем продаж". В выражении используются поля из таблиц, которые включены в запрос, однако обратите внимание, что сами поля в результат запроса не включены. Это означает, что при создании вычисляемого поля в выражение можно включать ссылки не только на поля самого запроса, но и на поля, которые не включаются в результат запроса. Важно, чтобы они были в исходных таблицах. При ссылке на поле "Цена" в выражении мы указали еще имя таблицы "Заказано", а при ссылке на поле "Количество" не указывали. Указать имя таблицы пришлось потому, что поле с именем "Цена" присутствует и в таблице "Товары" и в таблице "Заказано". Если не указать в выражении имени таблицы, Access не сможет определить, из какой таблицы брать значения, поэтому при выполнении запроса выдаст сообщение об ошибке, как это представлено на рис. 8.13.
Рис. 8.13. Сообщение об ошибке в выражении вычисляемого поляВыберите в ячейке Групповая операция (Total) того же столбца значение Выражение (Expression), а затем в ячейке Перекрестная таблица – значение Значение (Value). В столбце "Объем продаж" вычисляется общий объем заказов на каждый товар, который будет подставляться в ячейки результирующей таблицы запроса.