-
Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют настольные СУБД, является возможность создания различных отчетов – документов, содержащих дан--ные из таблиц базы данных. Отличительной особенностью Microsoft Access является наличие очень мощного генератора отчетов, который позволяет создавать отчеты высокого качества.
-
Под составными отчетами в данном случае понимаются отчеты, имеющие сложную структуру: включающие подчиненные отчеты, построенные на базе перекрестных запросов, выводимые на печать в виде нескольких колонок, как это делается, например, в газетах.
-
Подчиненные отчеты могут создаваться двумя способами: | с помощью Мастера подчиненной формы/отчета для создания нового подчиненного отчета в существующем отчете; | путем внедрения уже существующего отчета (или формы) в другой отчет (в этом случае внедряемый отчет становится подчиненным).
-
Перекрестные отчеты строятся на основе перекрестных запросов и содержат итоговые данные (см. также гл. 8). | В предыдущем разделе мы использовали один из таких перекрестных запросов для создания подчиненного отчета "Квартальные обороты клиентов по товарам".
-
Иногда возникает необходимость отобразить данные на листе бумаги в несколько колонок. Это может потребоваться для компактного представления данных в отчете. Пример такого отчета приведен на рис. 10.16 – это отчет "Товары по типам" (Products by Category) из базы данных "Борей" (Northwind).
-
В отличие от форм отчеты содержат, как правило, большое количество записей, которые для удобства просмотра и анализа должны быть отсортированы и объединены в группы. Рассмотрим возможности, которые предоставляет Access 2002 для группировки и сортировки записей в отчетах.
-
Теперь определим структуру отчета, задавая условия группировки и сортировки записей. Эти условия задаются в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), которое появляется при нажатии кнопки с таким же названием на панели инструментов.
-
После того как мы создали структуру отчета, можно начать помещать поля в разделы отчета: | Выберите команду Файл › Параметры страницы (File › Page Setup) и установите в диалоговом окне поля отчета: верхнее, нижнее и левое – размером 2.5 см, правое – 1 см (в полях диалогового окна эти значения задаются в миллиметрах).
-
Кроме тех свойств групп отчета, которые обсуждались выше, существует еще несколько свойств разделов отчета, которые влияют на представление групп в отчетах. Теперь мы опишем эти свойства.
-
В гл. 6 и в предыдущих разделах данной главы мы создавали вычисляемые поля в отчетах главным образом для вывода итоговых значений. Сейчас мы покажем еще несколько типов вычисляемых полей, которые применяются для решения типовых задач.
-
Иногда в отчете требуется вывести проценты, которые составляют конкретные значения в общей или частичной итоговой сумме. В отчетах Access можно создавать такие поля. Для этого в области данных создается вычисляемое поле, значение которого определяется выражением типа = [Стоимость ]/ [Общая стоимость], т.е. нужно меньшее значение разделить на большее.
-
В отчетах чаще, чем в формах, применяются вычисляемые поля, которые представляют собой комбинацию данных из различных полей таблиц или базовых запросов. Типичным примером такого объединения является поле, содержащее фамилию и инициалы человека, хотя в базе данных часто фамилия, имя и отчество хранятся в разных полях.
-
Записи в отчетах, так же как и в формах, могут фильтроваться. Для этого существует свойство отчета Фильтр (Filter). Значением этого свойства является логическое выражение WHERE инструкции SELECT. Применение фильтра приводит к тому, что, когда для конкретной записи заданное в качестве фильтра логическое выражение принимает значение Истина (True), эта запись отображается, в противном случае – нет.