Вычисление процентов. Нумерация записей и подсчет количества записей в отчете.
Иногда в отчете требуется вывести проценты, которые составляют конкретные значения в общей или частичной итоговой сумме. В отчетах Access можно создавать такие поля. Для этого в области данных создается вычисляемое поле, значение которого определяется выражением типа = [Стоимость ]/ [Общая стоимость], т.е. нужно меньшее значение разделить на большее. Свойство Формат (Format) для этого поля нужно установить равным Процентный (Percent).
Если требуется вычислить процент частичной (групповой) суммы от общей суммы или суммы более высокого уровня группировки, нужно создать аналогичное поле в разделе заголовка или примечания соответствующей группы.
Access обеспечивает возможность таких расчетов за счет того, что отчет формируется в два этапа. На первом этапе вычисляются поля в области данных, итоговые значения для групп и для отчета в целом и определяется длина отчета. Во время второго этапа вычисляются все выражения, которые ссылаются на итоги, рассчитанные во время первого этапа.
Пример использования полей, содержащих процент от итогового значения, вы можете найти в отчете "Продажи по сотрудникам и странам" (Employee Sales by Country) базы данных "Борей" (Northwind).
Нумерация записей и подсчет количества записей в отчете
Свойство Сумма с накоплением (Running Sum), которое мы рассматривали выше, может быть использовано еще одним, несколько неожиданным способом. Оно используется для нумерации записей (строк) в отчете. Если форма отчета требует, чтобы строки отчета были пронумерованы, для этого придется создать вычисляемое поле, свойство Данные (Control Source) которого определяется выражением: =1, а свойство Сумма с накоплением (Running Sum) нужно установить равным Для всего (Over All) или Для группы (Over Group), если требуется нумерация записей в пределах группы. Тогда при печати отчета значение этого поля будет увеличиваться на единицу для каждой новой записи. Пример нумерации записей описанным образом вы можете увидеть в отчете "Продажи по годам" (Sales by Year) базы данных "Борей" (Northwind).
Иногда в отчете требуется сосчитать количество записей, содержащихся в каждой группе, например количество заказов у каждого клиента или количество счетов, выписанных сотрудником отдела продаж. Такое значение так же, как и итоговая сумма, обычно выводится в примечании группы. Для того чтобы его отобразить, нужно в области данных создать вычисляемое поле, которое будет содержать номер строки (как это описано выше), и сделать это поле невидимым, т. е. его свойству Вывод на экран (Visible) присвоить значение Нет (No). Затем в области примечания группы нужно создать вычисляемое поле, свойство Данные (Control Source) которого должно ссылаться на это невидимое поле. Примеры таких полей приводятся на рис. 10.26.
Рис. 10.26. Подсчет числа записей в группе
Если требуется подсчитать общее количество записей в отчете, то тогда просто создается одно вычисляемое поле в разделе заголовка или примечания отчета, у которого свойство Данные (Control Source) устанавливается равным выражению =Count(*).