-
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты.
-
Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом.
-
Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.
-
Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, вы представляете их в виде отчета Access – внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен.
-
В предыдущей версии Access 2000 появилось новое средство публикации отчетов, отличающееся от экспорта в разнообразные наиболее популярные форматы документов. Это – преобразование отчетов Access в специально разработанный для задачи их публикации формат снимков отчетов (report snapshot).
-
Работа с отчетами Access 2002 может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора.
-
Если в окне База данных (Database) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени существующего отчета, то на экране появится отчет в режиме Предварительного просмотра. На рис. 6.17 изображена панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), а в табл.
-
Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления.
-
Access 2002 предоставляет два простых метода создания элементов управления: с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox) и с помощью кнопки Список полей (Field List).
-
Access 2002 предоставляет достаточно удобный и наглядный способ настройки внешнего вида созданных элементов управления с помощью мыши. Вы можете изменять размеры, перемещать, выравнивать как каждый элемент управления в отдельности, так и группы элементов управления.
-
Копирование элементов управления через буфер обмена | Выделенный элемент управления или группу элементов управления можно удалить или скопировать в буфер обмена, а затем вставить в отчет.
-
При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его на страницы, пронумеровать страницы, выделить наиболее важные данные.
-
Вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений, например, чтобы отобразить общую цену заказа, вычислив произведение количества товара на цену одного изделия.
-
Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. В разд. "Создание отчета с помощью Мастера отчетов" данной главы было показано, как задать начальные свойства группировки и сортировки данных. Однако структуру отчета можно изменить.
-
Как правило, отчеты, подготавливаемые в одной базе данных, должны быть выполнены в одном стиле. Потратив достаточно много времени на создание и форматирование одного отчета, не хотелось бы терять еще столько же времени на разработку остальных.
-
Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.