Преобразование отчетов
Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, вы представляете их в виде отчета Access – внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Этот вариант не годится, когда результаты своей работы в виде отчета Access вы хотите передать кому-либо другому, кто не работает с Access или даже, возможно, вообще не имеет дела с базами данных. Самый простой вариант – напечатать отчет на принтере, и тогда формат, в котором он был создан, не будет иметь значения. Но чаще всего отчет требуется передать именно в электронном виде, например переслать по электронной почте или другим способом предоставить данные из отчета, чтобы в дальнейшем они могли быть использованы в других документах.
Для решения этой задачи Microsoft Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, с которым можно работать в Word и некоторых других текстовых редакторах, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML, разнообразные текстовые форматы (файлы с расширением txt, csv, tab, asc) с возможностью сохранения содержимого отчета на выбор в кодировке Windows, MS-DOS или Unicode, специальный формат снимков отчетов (snapshot). В новой версии Access 2002 к этим форматам добавились страницы доступа к данным и XML.
В этом разделе мы расскажем о том, как просто преобразовать отчет Access в любой из этих форматов. И вы сможете кому-либо передать отчет в наиболее удобном для него виде или использовать выбранный формат, чтобы поработать с отчетом в другом приложении.
Преобразование отчета в формат документов Word и Excel
Access 2002 позволяет преобразовать созданный отчет в документ Microsoft Word формата RTF. Чтобы выполнить такое преобразование:
- Откройте отчет в любом режиме или просто выделите его в окне базы данных.
- Выберите команду Сервис › Связи с Office › Публикация в Microsoft Word (Tools › Office Links › Publish It with MS Word).
В результате Access 2002 создаст файл формата RTF в текущем каталоге, например в папке \Мои документы (\Му Documents), по умолчанию используя в качестве имени файла название отчета, а затем откроет его в Word.
С помощью соседней команды меню Сервис › Связи с Office › Анализ в Microsoft Excel (Tools › Office Links › Analyze It with Microsoft Excel) можно преобразовать отчет в электронную таблицу Excel. При выборе этой команды автоматически создается новая рабочая книга Excel, в которую помещается рабочий лист с представлением отчета в виде электронной таблицы. В качестве имени файла XLS используется имя отчета.
Замечание
Эти команды преобразования в формат документов Word и Excel доступны также для таблиц, запросов и форм Access. Кроме того, для таблиц и запросов доступна еще команда Сервис › Связи с Office › Слияние с Microsoft Word (Tools › Office Links › Merge It with Microsoft Word). С помощью этой команды вызывается Мастер слияния, который позволяет на основе выделенной таблицы или запроса создать документ Word, связанный с этим источником данных, или связать данную таблицу или запрос с уже существующим документом Word, таким образом, что, когда данные в таблице или запросе будут изменяться, будут соответственно обновляться связанные поля в документе.
Преобразование отчета в другие форматы
В Access 2002 существует средство преобразования отчетов в целый ряд других форматов. Это средство называется экспортом. Чтобы экспортировать отчет Access в какой-нибудь другой формат, выделите отчет в окне базы данных или откройте его в любом режиме, а затем выберите команду Файл › Экспорт (File › Export). Появится диалоговое окно экспорта объекта базы данных, похожее на стандартное окно сохранения файла, в котором в качестве типа сохраняемого файла можно выбрать любой формат из предлагаемого списка:
- Microsoft Access (для копирования отчета в другую базу данных);
- Microsoft Excel 5-7 (для преобразования отчета в формат ранних версий Excel);
- Microsoft Excel 97-2002 (для преобразования отчета в формат последних версий Excel);
- страницы HTML (HTML Documents) (для преобразования отчета в формат статических Web-страниц в формате HTML);
- текстовые документы (Text Files) (для преобразования в один из текстовых форматов Windows или MS-DOS: TXT, CSV, TAB, ASC);
- Reach Text Format (для преобразования отчета в документ Word);
- снимок (Snapshot Format) (для преобразования отчета в формат статических снимков);
- документы XML (XML Documents) (для преобразования отчета в формат динамических Web-страниц в формате XML).
Выбрав формат в раскрывающемся списке Тип файла (Save as type), введите в поле Имя файла (File name) имя файла, который будет создан, и нажмите кнопку Экспорт (Export). Предварительно можно установить в этом диалоговом окне флажок Автозапуск (Autostart), если вы хотите, чтобы после экспорта автоматически открылся созданный файл в приложении, в котором этот файл можно просмотреть.
Экспортировать отчет в один из перечисленных форматов можно также с помощью макроса, включающего макрокоманду OutputTo, или используя одноименный метод объекта DoCmd в процедуре VBA (о применении макросов и программировании на VBA см. гл. 11 и 13).
Вы можете также послать отчет по электронной почте в одном из форматов экспорта прямо из Access программным путем, с помощью макроса, используя макрокоманду SendObject, или с помощью процедуры VBA, используя одноименный метод объекта DoCmd.
(О преобразовании отчетов Access в различные форматы Web-страниц подробнее будет рассказано в разд. "Преобразование объектов базы данных в Web-страницы" гл. 12.)