-
Предметом рассмотрения в данной главе являются таблицы – основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.
-
В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
-
В Access используются три способа создания таблиц: Путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис. 2.3).
-
Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 2.5). | Рис. 2.5. Создание таблицы путем ввода данных | Для этого необходимо: | Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
-
Для этого необходимо: | Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard). | В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 2.7) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).
-
Теперь мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.
-
При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил. | Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными. | Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
-
Для большинства типов данных характерно свойство Подпись (Caption). С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы;
-
Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе.
-
Свойство Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Для каждого типа поля существует свой набор встроенных стандартных форматов. Эти форматы используют при отображении данных локальные установки, т. е.
-
Если свойство Формат (Format) управляет тем, как данные отображаются в поле таблицы, то свойство Маска ввода (Input Mask) позволяет контролировать ввод данных в таблицу. И не только контролировать, но и упрощать процесс ввода.
-
Рассмотрим теперь, каким образом можно переименовывать, вставлять и удалять поля в режиме Конструктора таблиц. | Чтобы переименовать поле в режиме Конструктора таблиц, необходимо: | Щелкнуть левой кнопкой мыши в столбце Имя поля (Field Name) на имени поля, подлежащего переименованию.
-
Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.
-
С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов.
-
Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных (Relationships) (рис. 2.27). | Рис. 2.27. Пример схемы данных | Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис › Схема данных (Tools › Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями.
-
В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность даных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.
-
До сих пор мы обсуждали все вопросы, связанные с созданием таблиц, определением и изменением их структуры. Эти изменения выполняются в режиме Конструктора таблиц. Теперь мы переходим к описанию возможностей, которые предоставляет Access при работе с таблицами в режиме Таблицы.
-
Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Таблица (Table Datasheet), а затем ввести данные в поля новой записи.
-
Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задать условие на значение. Кроме того, можно указать текст сообщения, которое должно появиться на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию.
-
Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью команд копирования и перемещения. Для того чтобы вырезать или скопировать текст, необходимо выделить его и нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов: Вырезать (Cut) или Копировать (Copy).
-
Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов: | список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета; | список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.
-
В Microsoft Access 2002 присутствует возможность отображения нескольких связанных таблиц в окне главной таблицы. Рассмотрим возможности отображения на примере таблиц "Типы" (Categories), "Товары" (Products) и "Заказано" (Order Details) базы данных "Борей". На рис.
-
В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы – это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который можно увидеть на экране, если открыть, например, таблицу "Типы" (Categories) базы данных "Борей" в режиме Таблицы. Асcess позволяет изменить макет таблицы.
-
Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо: | Выделить таблицу в окне базы данных.
-
Сортировка, поиск и фильтрация данных | Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации.
-
В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице. | Чтобы найти необходимые данные, нужно: | Открыть таблицу в режиме Таблицы. | Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).
-
В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.
