Использование списков значений
Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:
- список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;
- список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.
Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.
Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необходимо воспользоваться Мастером подстановок (Lookup Wizard), выбрав его в столбце Тип данных (Data Type) или определив параметры списка на вкладке свойств Подстановка (Lookup) (см. разд. "Использование Мастера подстановок" ранее в этой главе).
Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, необходимо:
- Поместить указатель мыши в любую ячейку столбца, перед которым требуется вставить поле, и выбрать в меню Вставка (Insert) команду Поле подстановок (Lookup Column).
- Следовать инструкциям Мастера подстановок.
После завершения работы Мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок.
Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Но когда курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, откроется список, как это показано на рис. 2.40. Для ввода значения в поле нужно просто выбрать это значение в списке.
Рис. 2.40. Поле со списком в режиме Таблицы