-
При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.
-
Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, представлены в табл. 3.1. Вы можете увидеть их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные › Импорт (Get External Data › Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import).
-
Системы управления реляционными базами данных различных производителей работают с файлами баз данных определенного формата. Многие из них используют специальные индексные файлы для ускорения поиска и сортировки данных в таблицах (см. разд. "Создание и использование индексов" гл. 2).
-
Прежде чем перейти к вопросам, связанным с импортом и присоединением таблиц, нужно понять разницу между этими возможностями Access 2002. | При импорте таблицы из другой базы данных в рассматриваемом файле MDB создается новая таблица Access, которая имеет ту же структуру (состав и типы полей), что и исходная таблица, и содержит все данные исходной таблицы.
-
Теперь можно перейти непосредственно к описанию процесса присоединения и импортирования внешних таблиц. | Совет | Будьте осторожны при присоединении файла таблицы и не работайте непосредственно с оригиналом файла до тех пор, пока не убедитесь в том, что все изменения таблицы, производимые из Access, не вызывают ошибок в исходном приложении, работающем с этой таблицей.
-
Присоединять к базе данных Access можно не только файлы баз данных других форматов, но и отдельные таблицы из других баз данных Access. Процедура присоединения таких таблиц очень проста. Начало этой процедуры аналогично описанному выше стандартному процессу присоединения внешних таблиц:
-
Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть.
-
Access 2002 позволяет импортировать в базы данных табличные данные из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например, приложением "Блокнот" в Windows), либо путем экспорта из другого приложения.
-
Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов. | Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
-
Если нужно импортировать несколько текстовых файлов одинакового формата или выполнять процесс импорта регулярно, то каждый раз проходить по всем шагам описанной выше процедуры будет достаточно утомительно.
-
Большинство текстовых процессоров позволяют сохранить данные документов слияния в текстовых файлах без форматирования, которые затем можно использовать для импорта в таблицы Access. Например, в Word 2002 нужно просто открыть документ и сохранить его как текстовый файл, выбрав команду Файл › Сохранить как (File › Save As).
-
Access 2002 позволяет импортировать и присоединять таблицы из документов HTML. Для этого используется Мастер импорта (присоединения) HTML, который очень похож на Мастер импорта (присоединения) электронных таблиц. Чтобы присоединить таблицу из документа HTML, необходимо:
-
Access 2002 обеспечивает возможность импорта данных в формате XML – новом стандарте обмена данными между приложениями. Процедура импорта таблицы из документа XML аналогична процедуре импорта данных из таблиц Access, т. е. вы можете импортировать: | только структуру таблицы; | таблицу вместе с данными;
-
Access 2000 позволяет также импортировать данные из адресных книг Microsoft Outlook и папок Microsoft Exchange или присоединять эти книги и папки в виде таблицы Access. Чтобы выполнить импорт данных из адресной книги Outlook, необходимо: | Открыть базу данных, в которую нужно импортировать данные.
-
При присоединении таблиц любых форматов Access 2002 сохраняет информацию о расположении и структуре внешних файлов. Если изменить местоположение или имя файла, то Access 2002 не сможет найти нужную таблицу и появится сообщение об ошибке (рис. 3.36). | В этом случае связь нужно обновить.
-
СУБД Access 2002 предоставляет еще более широкие возможности для экспорта данных, чем предыдущие версии. Экспорт из таблиц базы данных может осуществляться в любой из форматов, для которых поддерживается операция импорта данных, в том числе в текстовые файлы, электронные таблицы, документы HTML и XML и составные документы Microsoft Word.
-
При импорте или экспорте данных, созданных с помощью приложения Windows, можно воспользоваться буфером обмена Windows. Это средство позволяет применять стандартные команды Windows и быстро перемещать данные из одного приложения Windows в другое.
