Особенности импорта текстовых файлов
Большинство текстовых процессоров позволяют сохранить данные документов слияния в текстовых файлах без форматирования, которые затем можно использовать для импорта в таблицы Access. Например, в Word 2002 нужно просто открыть документ и сохранить его как текстовый файл, выбрав команду Файл › Сохранить как (File › Save As).
При возможности выбора формата текстовых файлов, предназначенных для импорта в таблицы Access 2002, рекомендуется использовать файлы с разделителями полей. Недостатком файлов с фиксированной шириной полей является, во-первых, большой объем, т. к. в них содержится много пробелов, а во-вторых, сложности с определением позиций начала столбцов. Если же все-таки нужно использовать файл с фиксированной шириной полей, будьте внимательны и помните, что Access анализирует только первые 20 строк текстового файла, поэтому позиции разделения полей, определяемые автоматически, могут оказаться неверными.
В качестве символов разделителей полей в текстовых файлах могут использоваться самые разнообразные символы. Access 2002 позволяет работать со стандартными символами разделителей (запятыми, пробелами и символами табуляции) или указать символ, используемый в импортируемом файле в качестве разделителя (см. рис. 3.22). Однако нестандартные разделители полей (в том числе и пробелы) на практике встречаются крайне редко.
Кроме того, в текстовых файлах могут использоваться двойные кавычки (") для.выделения текстовых полей. При импорте данных из таких файлов предполагается, что поля, значения которых не выделены кавычками, являются числовыми (в том случае, если они содержат только числа). Далеко не все приложения выделяют текстовые значения при импорте в текстовый файл. Например, Excel при экспорте данных в текстовый файл в формате CSV (Comma Delimited) не заключает текстовые значения в кавычки (рис. 3.24).
Рис. 3.24. Текстовый файл в формате CSV открыт в приложении "Блокнот"
Замечание
С помощью приложения "Блокнот" можно быстро определить тип текстового файла, который предполагается импортировать в таблицу Access 2002. Однако приложение "Блокнот" может работать только с файлами, размер которых не превышает 60 Кбайт. Для просмотра больших текстовых файлов можно использовать редактор WordPad. Но работая с этим редактором при просмотре или редактировании текстовых файлов, нельзя применять форматирование и сохранять файлы в формате DOC, т. к. в этом случае текстовый файл нельзя будет импортировать.
В текстовом файле SDF (Standard Data Format), создаваемом командой dBASE COPY ТО ИмяФайла DELIMITED, все текстовые значения заключаются в прямые кавычки (рис. 3.25). Значения полей типа Numeric и Date в кавычки не заключаются. Этот формат текстовых файлов является стандартом для многих СУБД и широко распространен в других приложениях.
Многие текстовые процессоры в качестве разделителя полей используют символы табуляции. Символ табуляции применяется также при преобразовании обычного текста в таблицу в качестве разделителя ячеек. В текстовых файлах с разделением полей символами табуляции редко используется выделение текстовых значений кавычками. Access 2002 при экспорте данных в текстовые файлы, в которых в качестве разделителя выступает символ табуляции, заключает текстовые значения в кавычки, чтобы символы новой строки, которые могут содержаться в текстовых полях, не воспринимались как разделители записей. Тем не менее не рекомендуется включать символы новой строки в текстовые поля.
Рис. 3.25. Текстовый файл в формате SDF открыт в приложении "Блокнот"