Экспорт данных в другие форматы
СУБД Access 2002 предоставляет еще более широкие возможности для экспорта данных, чем предыдущие версии. Экспорт из таблиц базы данных может осуществляться в любой из форматов, для которых поддерживается операция импорта данных, в том числе в текстовые файлы, электронные таблицы, документы HTML и XML и составные документы Microsoft Word. Экспортировать данные Access можно не только из таблицы, но и из запроса. Можно экспортировать не только данные, но и объекты Access – формы, отчеты. В данном разделе мы рассмотрим возможность экспорта именно данных из таблиц Access. Об экспорте других объектов мы будем говорить в разделах, посвященных этим объектам.
Экспорт в электронную таблицу или файлы dBASE, Paradox
Для экспорта данных в электронную таблицу Microsoft Excel или Lotus 1-2-3, а также в файлы базы данных dBASE или Paradox можно использовать следующую процедуру:
- Откройте базу данных Access, из которой нужно экспортировать таблицу. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
- Раскройте список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и выберите в этом списке экспортируемый объект.
- Выберите команду меню Файл › Экспорт (File › Export) или команду Экспорт (Export) из контекстного меню. Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Tableto), изображенное на рис. 3.40.
- В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) этого диалогового окна выберите тип файла, в который вы хотите экспортировать таблицу Access. Найдите папку, в которую нужно сохранить экспортируемый файл, в текстовом поле Имя файла (File Name) укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить (Save all).
Если процедура экспорта закончится успешно, Access создаст новый файл, с которым вы сможете работать с помощью электронной таблицы или соответствующей СУБД.
Замечание
СУБД Paradox и dBASE не позволяют иметь такие длинные имена полей, как Access, поэтому в процессе импорта длинные имена полей усекаются. Это в некоторых случаях может привести к ошибке, т. к. в результате усечения имена полей могут оказаться дублирующимися. Поэтому перед экспортом лучше создать временную таблицу, в которой изменить имена полей так, чтобы они удовлетворяли требованиям соответствующей СУБД, и затем выполнить экспорт именно из временной таблицы. Для экспорта данных в формат Paradox 8.0 или dBASE 7 необходимо иметь на компьютере Borland Database Engine (BDE) версии 4.x или выше.
Рис. 3.40. Диалоговое окно Экспорт объекта