Вставка документов Word в таблицы, формы и отчеты Access
Для вставки документа Word в качестве объекта OLE требуется установить указатель на нужное поле, выполнить команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert), в окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать из файла (Create From File) и в поле Файл (File) указать имя и путь к файлу. Так как в нашем примере учитываются уже созданные документы, которые могут изменяться не только из Microsoft Access, необходимо установить связь с этими документами, для чего установите флажок Связь (Link) в окне Microsoft Access. Флажок В виде значка (Dysplay As Icon) в данном случае не устанавливается, т. к. нужно иметь возможность быстрого просмотра документов (рис. 15.17).
Рис. 15.17. Окно Microsoft Access при вставке документа Word из файла в таблицу в виде объекта OLE
В результате создана таблица "Учет документов", приведенная на рис. 15.18.
Рис. 15.18. Представление данных в таблице "Учет документов" в режиме Таблицы
После создания таблицы, в которой содержатся данные о документах, необходимо создать форму для удобного просмотра, редактирования и добавления новой информации о документах. Чтобы создать форму, необходимо:
- В окне базы данных раскрыть список форм и нажать на кнопку Создать (New).
- В окне Новая форма (New Form) в поле со списком Выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построена форма (Choose the table or query where the object's data comes from) выбрать таблицу "Учет документов", выбрать Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК.
- Нажать кнопку Список полей (Field List) и перенести поля из списка в форму.
- Отредактировать элементы в форме, изменив при необходимости их размеры и положение в форме. Пример расположения элементов приведен на рис. 15.19.
- Закрыть форму, сохранив ее под именем "Учет документов".
Рис. 15.19. Расположение элементов в форме "Учет документов"