Принципы расчета зарплаты
Общая схема расчета отработанного времени
Каждому сотруднику при приеме на работу и при кадровых перемещениях назначается тот или иной график работы предприятия (в общем случае их может быть несколько, например, график работы производственных цехов, администрации, менеджеров по продажам и т.д.). Если по сотруднику больше не вводится никаких данных, связанных с учетом времени, то система использует именно этот график для расчета использованного рабочего времени при расчете тех начислений, которые зависят от времени. Это не только начисления за выполненную работу, но и пособия по временной нетрудоспособности, начисления за время пребывания в командировке и т.п. Такой график работы предприятия в рамках данной документации называется общим графиком.
Общий график, назначенный сотруднику, – это условно-постоянная информация. Он назначается надолго, вступает в силу после назначения кадровым документом, и его действие не прекращается, пока не вступит в силу очередное кадровое перемещение. Для сотрудников, график работы которых известен надолго вперед, не возникает необходимости как-то дополнительно влиять на расчет использованного рабочего времени.
Если тот или иной общий график работы предприятия нельзя составить надолго вперед (например, он зависит от производственной загрузки), он заполняется помесячно или с другой периодичностью, но от этого не перестает быть общим графиком предприятия.
Расписание работы отдельного сотрудника (группы сотрудников) ввиду особенностей его должностных обязанностей может отличаться от графика работы предприятия, но при этом его можно составить надолго вперед. В этом случае необходимо создать соответствующий общий график работы и назначить его этому сотруднику, несмотря на то, что такое расписание применимо только к нему и, возможно, еще нескольким сотрудникам.
Таким образом, общие графики работы применяются для расчета использованного рабочего времени в следующих случаях:
- для сотрудников, работающих по расписанию, известному надолго вперед, вне зависимости от количества таких сотрудников;
- для сотрудников, работающих по одному общему расписанию, заполняемому ненадолго вперед.
Если расписание работы каждого сотрудника некоторой группы отличается от расписания остальных сотрудников, входящих в эту группу, и если в силу производственной необходимости эти расписания не могут быть составлены надолго вперед, то для их отражения в системе применяются так называемые индивидуальные графики работы. Примером может служить расписание работы менеджеров отдела продаж, для которых устанавливается вечернее дежурство по отделу. Такое расписание (кто и когда дежурит) составляется ненадолго вперед по решению трудового коллектива или руководства. Документ Индивидуальный график, в отличие от документа Табель учета рабочего времени, применяется именно для ввода планового рабочего времени – так же, как и общий график работы. Но в отличие от общего графика, он составляется не более чем на месяц.
Индивидуальный график на один месяц полностью заменяет собой общий график работы, назначенный сотруднику; то есть если тому или иному сотруднику, работающему по индивидуальному расписанию, на тот или иной месяц не назначен индивидуальный график работы, то на этот месяц система использует общий график работы предприятия, назначенный кадровым документом (при приеме на работу или кадровом перемещении).
Таким образом, индивидуальные графики работы:
- применяются для сотрудников, расписание работы которых отличается от общего расписания, определяется оперативно и на небольшой период времени;
- вводятся только в те месяцы, когда график работы сотрудника отличался от общего графика, назначенного ему кадровым документом.
Если фактически использованное рабочее время не совпадает со временем, заданным ранее графиком работы (в данном случае не важно – общим или индивидуальным), в системе предусмотрен документ Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходим в тех случаях, когда нет возможности заранее составить ни долгосрочное расписание работы (общие графики), ни краткосрочное расписание работы (индивидуальные графики), и когда использованное рабочее время определяется уже постфактум так же, как, например, выработка сотрудников.
Следует заметить, что тот или иной невыход сотрудника на работу по причине болезни, отпуска, командировки и т. п. сам по себе не является поводом для ввода документа Табель учета рабочего времени. Сама необходимость оплатить ту или иную часть рабочего времени по другому виду расчета (по среднему заработку, как простой, как прогул и т. п.) вводится в систему тем или иным специализированным документом. Расчет времени при этом будет проводиться на основании графика работы, т. е. дополнительного подтверждения отсутствия табелем учета рабочего времени не требуется.
Система учета рабочего времени на предприятии может быть поставлена таким образом, что из-за оперативного составления индивидуальные графики работы не могут быть отражены в системе заранее. Это может быть, например, подмена одного сотрудника другим буквально на один день. Кроме того, если учет использования рабочего времени выполняется на местах (например, табельщиками в производственных подразделениях) и доводится до бухгалтерии (расчетной части) только по окончании расчетного периода уже как факт, то такая информация также может вводиться документом Табель учета рабочего времени.
Существенным отличием табеля учета рабочего времени от графиков и индивидуальных графиков является то, что в табель можно ввести не только количество, но и вид использования рабочего времени. Если график (общий или индивидуальный) задает лишь плановое рабочее время и плановое количество вечерних и ночных часов работы, то табель учета рабочего времени может отражать и отсутствия на работе, и другие отклонения от планового графика работы.
Общая схема расчета отработанного времени представлена на рисунке.
