Иллюстрированный самоучитель по документообороту

По одежке встречают (Оформление документа)

На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляются на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе. Для оформления документа в текстовом процессоре Word существуют специальные операции и команды.

Форматирование текста

Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на странице документа. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере.

Использование в одном документе разного шрифтового оформления – самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей:

• Выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.
• Оформления заголовков и подписей
• Набора специального текста (формул, индексов, примечаний).

Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт (пт) = 0.376 мм). В документах, как правило, применяется размер основного шрифта 10-12 пт, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок уменьшается.

Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок.

Характеристики символов:

• шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg).
• Размер (8.10.14).
• Положение на строке (м², x_i).
• Начертание шрифта (Обычный, Полужирный, Курсив, Полужирный курсив).
• Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).
• Интервал (обычный, уплотненный, р а з р е ж е н н ы й)

Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format › Font) (рис. 35) или соответствующими кнопками панели Форматирование.

Рис. 35. Изменение характеристик шрифта

1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.).
2. Выберите команду Шрифт из меню Формат (Format › Font).
3. Выберите закладку Шрифт (Font).
4. Задайте характеристики, как показано на экране.