Циркулярная рассылка
Для автоматизации рассылки однотипных документов разным адресатам используется процесс слияния документов.
Слияние применяется для создания повторяющихся документов, таких, как серийные письма, адресные этикетки, записки и контракты. Информация, взятая из документов – источников данных, объединяется с серийным письмом, которое контролирует размещение текста для создания группы документов.
Документ стандартного содержания (письма) называется основным документом. Документ, содержащий меняющуюся информацию (список адресов), называется источником данных.
Существует также функция, которая дает возможность пользователю, отвечая на запросы непосредственно во время слияния, вводить любую информацию с клавиатуры.
Почтовый документ содержит постоянный и изменяемый текст, который повторяется во время каждого объединения. Постоянный текст составляет основную часть документа. Изменяемым называется текст, который меняется во время слияния и управляется кодами полей (адрес, имя клиента в серийном письме).
Перед созданием списка имен и адресов необходимо определить, какая из программ Office более всего подходит для решения этой задачи. Для слияния можно использовать список, созданный в Word, Microsoft Access, Outlook или Microsoft Excel.
Для списка имен и адресов малого или среднего размера, где не требуется делать много изменений, можно использовать список адресов в Word.
Чтобы использовать контактные имена и адреса в списке контактов Outlook вместе с окном Слияние в Word, сначала необходимо сделать адресную книгу Outlook доступной пользователю.
Для большого списка, в котором будут добавляться, удаляться и изменяться записи, или для сортировки списка используйте Microsoft Excel или Microsoft Access.
Основной документ состоит из постоянного текста (тело документа) и изменяющегося, уникального для каждого слияния (поля слияния).
Источник данных содержит информацию, которая вставляется в основной документ. Информация об одном объекте (человеке или фирме) представляется как запись.
Каждая категория информации в записи (имя, телефон, адрес) называется полем.
При объединении документов в новые документы каждый объект слияния (бланк письма) помещается в отдельный раздел нового документа.
Основные этапы процесса слияния
Процесс слияния состоит из трех этапов:
- создания основного документа;
- создания источника данных;
- выполнения слияния.
Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools › Mail Merge) (рис. 69).
Рис. 69. Слияние документов