Циркулярная рассылка
Слияние для вновь создаваемого источника данных
Для создания нового источника данных следует определить данные, которые будут меняться от письма к письму. При этом необходимо задать так называемые имена полей и значения этих полей, которые будут включены в основной документ при слиянии.
- Откройте документ для рассылки на основе требуемого шаблона или создайте собственный.
- Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools › Mall Merge).
- В разделе Основной документ (Main Document) выберите Создать, затем Документы на бланке (Create › Form Letters).
- Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.
- Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Создать источник данных (Create Data Source) (рис. 73).
При создании источника данных следует учитывать, что число имен полей в строке заголовка должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений.
У некоторых клиентов в списке адресов может содержаться больше сведений, чем у других, например: должность, название отдела и до трех строк адреса. В таком случае следует увеличить число полей, даже если в какой-то записи некоторые поля останутся пустыми. В источнике данных, однако, во всех записях число полей должно быть одинаковым.
Рис. 73. Создание источника данных
В разделе Поля в строке заголовка (Field names In header row) представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах. Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, а также удалены или переименованы.
Имя должно начинаться с буквы; оно может содержать буквы, цифры и символы подчеркивания, но не может содержать пробелов.
Формирование списка полей
- Для создания нового поля введите имя поля (до 40 символов).
- Нажмите кнопку Добавить поле (Add Field Name), чтобы добавить новое поле в строку заголовка.
- Для удаления поля выделите имя поля и нажмите кнопку Удалить поле (Remove Field Name).
- Для изменения последовательности имен полей щелкайте по кнопкам Вверх (Up) или Вниз (Down) до тех пор, пока имя поля не встанет на нужное место.
- Нажмите ОК после завершения формирования списка полей.
Данные, по которым будет производиться слияние записей, (например, город, почтовый индекс или фамилия адресата) должны находиться в отдельных столбцах таблицы данных.
Лучше организовать файл данных таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах. Например, если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов.