Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Проверка правописания

Проверка правописания русского языка является очень трудной задачей. Проверяя текст пословно, Microsoft Word может не обнаружить такие ошибки, как "к сестрой" или "с сестре". Неверное согласование падежей и частей речи не всегда распознается и остается за автором текста, но ошибки оператора при вводе исправляются достаточно эффективно. Word предусматривает проверку орфографии документа, включая колонтитулы, и использует общий словарь и вспомогательные словари. Word также осуществляет поиск повторных слов, например "для для".

Проверку орфографии можно производить в выделенном фрагменте либо во всем документе.

Существуют два способа проверки правописания:

• по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок (для исправления ошибки необходимо вызвать контекстное меню, щелкнув правой клавишей мыши по выделенному слову, и выбрать правильный вариант написания);
• после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических и грамматических ошибок; обнаруженную ошибку исправить в диалоговом окне Орфография, после чего поиск ошибок продолжается в том же окне.

Установки для автоматической проверки правописания при вводе

Рис. 48. Параметры проверки правописания

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools › Options), а затем закладку Правописание (рис. 48).
2. Установите флажок Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checking). Если флажок недоступен, необходимо установить программу проверки орфографии или грамматики.
3. Снимите флажки Не выделять слова с ошибками (Hide Spelling Errors in Current Document) для орфографии и другие по необходимости.
4. Нажмите кнопку ОК. При проверке грамматики в поле Набор правил можно выбрать правила ответствующие тексту документа.

В процессе ввода текста документа Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки – зеленой.

Чтобы исправить ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите правильный вариант написания в контекстном меню.

Для проверки правописания после завершения работы (при отключении автоматического контроля) необходимо поставить курсор в начальную точку документа и выполнить команду Правописание в меню Сервис (Tools › Spelling).

Ошибка также может быть исправлена либо в основном диалоговом окне Правописание (рис. 49), либо непосредственно в документе.

Рис. 49. Проверка правописания

Правильное написание слова показывается в поле Варианты. Можно принять предложенный вариант или пропустить его, нажав соответствующую кнопку в диалоговом окне.

Для документов, составленных на двух и более языках, существуют дополнительные возможности проверки орфографии.