Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Многообразие и подобие документов

Шаблоны и надстройки

В процессе работы с документами можно присоединять, добавлять и удалять шаблоны, стили, макросы и элементы автотекста. Эти функции доступны при выборе команды Шаблоны и надстройки в меню Сервис (рис. 47).

Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили в диалоговом окне Шаблоны и надстройки.

Рис. 47. Шаблоны и надстройки

При работе с документом обычно используются только те элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, – меню и сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне "Обычный".

Упражнение

Создание шаблона

1. Выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон Новый документ.
2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон.
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Отформатируйте шаблон следующим образом:
   • выберите команду Параметры страницы из меню Файл. Перед вами откроется диалоговое окно Параметры страницы;
   • установите книжную ориентацию Книжная, открыв закладку Размер бумаги;
   • выберите закладку Поля, щелкнув левой клавишей мыши, и установите значения:
     • Верхнее: (Тор:) – верхнее поле (2 см);
     • Нижнее: (Bottom:) – нижнее поле (2 см);
     • Левое: (Left:)-левое поле (3.5 см);
     • Правое: (Right) – правое поле (2 см).

Если вы печатаете многостраничный документ, но при этом используете только одну сторону листа (чаще всего на предприятиях документы печатаются на одной стороне листа), то опция Зеркальные поля должна быть отключена, т. е. квадратик слева не должен быть отмечен крестиком, а также в строке Переплет надо поставить нуль.

Если вы печатаете на листе с двух сторон, то опцию Зеркальные поля следует включить. К тому же можно добавить некоторое поле на переплет (не более 1 см) в строке Переплет. Величина добавляемого поля зависит от толщины сшиваемого документа.

1. Введите название предприятия и адрес.
2. Оформите название предприятия, выполнив команду Шрифт из меню Формат. Установите следующие опции: шрифт Arial 18, полужирный, междустрочный интервал полуторный.

   Создайте стиль Название на основе примененного форматирования.

3. Выберите команду Стиль в меню Формат для открытия диалогового окна Стиль.
4. Выберите Создать. Появляется диалоговое окно Создание стиля.
5. Введите имя нового стиля.
6. Вставьте дату исполнения в документ, выполнив команду Дата и время из меню Вставка и установите формат даты xx.xx.xx.
7. Введите и отформатируйте текст письма, как показано ниже.
8. Сохраните шаблон под именем Письмо_общий.dot
9. Закройте шаблон.

(адрес отправителя)
АО "КУДИЦ-ОБРАЗ"
1119021 Москва,
Комсомольский проспект, 12/1, стр. 3.

(адрес получателя)
Название организации
11 апреля 2002 г.

Уважаемый читатель!

Мы надеемся, что книга будет Вам полезной и интересной. Ваши отзывы и пожелания просим направлять автору.

С уважением, автор