Многообразие и подобие документов
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. При всем их многообразии можно выделить основные группы документов вне зависимости от рода деятельности предприятия:
- организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции и др.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);
- документы по личному составу (трудовые контракты, личные карточки, анкеты);
- финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, счета, накладные и др.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, докладные записки).
Оформляющая часть во всех документах практически одинакова. Отличаются в основном заголовочные части документов. При использовании программ Office следует помещать в шаблоны именно заголовочные реквизиты документов.
Реквизиты документов
Под реквизитом понимается элемент официального документа. Оформление документа требует проставления соответствующих необходимых реквизитов.
Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ Р 6.30-97. Максимальное число используемых реквизитов в документах управления – 31. К наиболее важным реквизитам относятся:
- наименование организации,
- название вида документа,
- дата,
- индекс документа,
- адресат,
- грифы утверждения и согласования документа,
- резолюция,
- текст документа.
Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов
Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов – стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.
Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов.
При запуске программы Word или нажатии кнопки 
создается новый пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование.
Создание документа на основе нужного шаблона
- Выберите команду Создать в меню Файл (File › New).
- Перейдите на закладку, соответствующую требуемому типу документа.
- Пометьте переключатель Документ (рис. 45).
- Дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.
Рис. 45. Создание документа на основе шаблона
Пример оформления шаблона показывается в окне Просмотр. При выборе соответствующего шаблона нового документа пользователи могут просмотреть шаблон и стили форматирования, которые в нем содержатся. Пользователи могут создать документ на основе шаблона или свой собственный новый шаблон.