Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Многообразие и подобие документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. При всем их многообразии можно выделить основные группы документов вне зависимости от рода деятельности предприятия:

  • организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции и др.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);
  • документы по личному составу (трудовые контракты, личные карточки, анкеты);
  • финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, счета, накладные и др.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, докладные записки).

Оформляющая часть во всех документах практически одинакова. Отличаются в основном заголовочные части документов. При использовании программ Office следует помещать в шаблоны именно заголовочные реквизиты документов.

Реквизиты документов

Под реквизитом понимается элемент официального документа. Оформление документа требует проставления соответствующих необходимых реквизитов.

Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ Р 6.30-97. Максимальное число используемых реквизитов в документах управления – 31. К наиболее важным реквизитам относятся:

  • наименование организации,
  • название вида документа,
  • дата,
  • индекс документа,
  • адресат,
  • грифы утверждения и согласования документа,
  • резолюция,
  • текст документа.

Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов – стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.

Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов. Следует учитывать, что расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов.

При запуске программы Word или нажатии кнопки Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Cначала было слово (Word) › Многообразие и подобие документов создается новый пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование.

Создание документа на основе нужного шаблона

  1. Выберите команду Создать в меню Файл (File › New).
  2. Перейдите на закладку, соответствующую требуемому типу документа.
  3. Пометьте переключатель Документ (рис. 45).
  4. Дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Cначала было слово (Word) › Многообразие и подобие документов
Рис. 45. Создание документа на основе шаблона

Пример оформления шаблона показывается в окне Просмотр. При выборе соответствующего шаблона нового документа пользователи могут просмотреть шаблон и стили форматирования, которые в нем содержатся. Пользователи могут создать документ на основе шаблона или свой собственный новый шаблон.

Если Вы заметили ошибку, выделите, пожалуйста, необходимый текст и нажмите CTRL + Enter, чтобы сообщить об этом редактору.