Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Циркулярная рассылка

Упражнение

Создание серийного письма

1. Создайте новый документ на базе созданного шаблона Письмо_общий.dot.
2. Выберите команду Слияние в меню Сервис.
3. В секции Основной документ выберите Создать › Серийное письмо.
4. Выберите Активное окно в качестве текущего окна документа.
5. Из раздела Источник данных выберите Получить данные, затем Открыть источник данных.
6. Найдите источник данных (файл с именем Список_адресов.doc) и выберите Открыть.
7. Выберите Настройка основного документа для создания основного документа-письма.
8. Введите текст письма, как показано ниже.

   Уважаемый(ая) г-н(г-жа)!

   Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Просим подтвердить Ваше участие в конференции до 1 июня 2001 года.

   Всегда Ваш, подпись

9. Вставьте поля слияния в нужные места документа, нажимая кнопку Добавить поле и выбирая из списка нужное поле.

   26 мая 2001 г.

   "Страна"
   "Индекс"
   "Город"
   "Адрес"

   Уважаемый(ая) г-н (г-жа) "Фамилия"!

   Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Просим подтвердить Ваше участие в конференции до 1 июня 2001 года.

   Всегда Ваш, подпись

10. Примените соответствующее форматирование к тексту письма.
11. Осуществите слияние в новый документ, используя текущие установки и опции слияния, нажав кнопку на панели инструментов.
12. Получите документ Формы.doc, содержащий четыре страницы с адресами получателей из файла Список_адресов.dос, первая страница которого представлена ниже.

    26 мая 2001 г.

    Россия
    409552
    Москва
    Б.Песчаная, 14-4

    Уважаемый(ая) г-н (г-жа) Гаврикова!

    Напоминаем Вам о том, что конференция, состоится 12 июня 2001 года. Просим подтвердить Ваше участие в конференции до 1 июня 2001 года.

    Всегда Ваш, подпись

13. Просмотрите и сохраните полученный документ Формы.doc.